仕組み図鑑｜103の業務改善例より
手作業・効率営業・顧客管理顧客を逃がさないミス削減契約・保守の更新時期が近づくと、更新の案内が自動で出る仕組み
契約や保守の更新時期が近づいた顧客を自動で見つけ、更新の案内を出し忘れて解約や自然消滅になるのを防ぐ仕組みの作り方を解説します。
導入で、ここまで変わります
- ・更新日を契約書やファイルで探している
- ・案内の出し忘れで契約が切れることがある
- ・更新時の提案まで手が回らない
- ・更新の時期が近い契約が自動で分かる
- ・案内の出し忘れがなくなる
- ・更新時に条件の見直しも提案できる
仕組みの詳細を見る — なぜ起きるのか、どう作るのか開く
契約の更新日から逆算して、案内を出す時期になった顧客を 自動で知らせ、更新の連絡を出し忘れない状態にします。
こんな困りごとに
- ・更新の連絡を出し忘れて、契約が自然に切れてしまうことがある
- ・更新日は契約書やファイルの中にあり、一覧では確認できない
- ・更新の案内を出す時期や内容が、担当者ごとにバラバラ
- ・更新のたびに、条件の見直しや値上げを提案する余裕がない
なぜ起きるのか
- ・更新日が契約書の中にしかない
- ・案内を出す時期が決まっていない
- ・担当者の記憶に頼っている
どんな仕組みにするか
- ・契約と更新日を一覧に集約
- ・案内する時期の基準を設定
- ・送付から更新完了まで追跡
期待できる変化
- ・更新の出し忘れによる解約・自然消滅が減る
- ・更新の準備を余裕をもって始められる
- ・更新時に条件見直しや追加提案の機会を持てる
自社の負担を、数字で確認してみましょう
以下の3つを入力すると、月にどのくらいの時間が使われているかが分かります。
※入力値をもとにした目安です(20営業日換算)。実際の負担は状況により異なります。
仕組みは、組み合わせるとさらに強くなる
組み合わせるとできること
この仕組みは単体でも役立ちますが、関連する仕組みと組み合わせることで、さらに大きな効果を生み出せます。
実践編 — もう少し詳しく知りたい方へ開く
まず何をする？
更新のある契約(保守・サブスク・年間契約など)を一覧に書き出す
「更新日の何日前に、誰が、何を案内するか」を決める
たとえば
更新の60日前になると、対象の顧客と契約内容が担当者に自動で届き、 案内文のひな形と一緒に確認できれば、出し忘れなく提案まで進められます。
使える方法(手軽 → 本格的)
契約ごとの更新日を一覧にまとめ、月ごとに確認する。
更新日の一定日前になったら、担当者へ自動で知らせる。
案内の送付・返答・更新完了までを一覧で追い、返答のない顧客に再度知らせる。
小さく始めるなら
最初は返答のない顧客への再通知や、案内文の自動作成は作り込まず、 「更新の何日前になったら知らせるか」だけを決めて始めます。
やってはいけないこと
自動更新だからと案内を出さずに済ませること。 更新の時期は、条件の見直しや追加提案ができる貴重な接点です。
ここまでは、自社でも始めやすい範囲です
しかし、これを「会社として回る仕組み」にしていくと、次のような設計上の論点が出てきます。
- ・契約ごとに更新条件(自動更新・解約通知期限など)が違う場合の扱いを整理する必要がある
- ・更新の案内に値上げなど条件変更を含める場合の判断基準を決める必要がある
- ・顧客の返答を誰がいつまで追うかの役割分担を決める必要がある
ここから先は、「情報を並べる」ではなく「仕組みとして設計する」フェーズです。
仕組みの「設計」が必要です
更新のある契約が数件で、更新日をカレンダーで管理できている場合。 実践編の内容だけで十分回ります。ただし、次のうち当てはまるものをタップしてみてください。
関連する仕組み
この仕組みとあわせて検討されやすい改善例です。
実際の改善事例も公開しています。月約8時間かかっていた確認・転記作業を約5分まで短縮した事例など、実際の支援内容と改善結果を掲載しています。
支援実績を見る →Arvixに相談すると
Arvixは、ツールを売る会社ではなく、仕事が回る仕組みを一緒に設計・実装する会社です。
今の仕事の流れと、何を管理すべきかを整理する
案件ごとに必要な情報を洗い出す
状態の定義・判断基準・更新ルールを設計する
誰が何を担当し、何を見られるようにするかを決める
最初にどこまで作るか(小さく始める範囲)を決める
将来、他の仕組みとどうつなげられるかを整理する
じゃあ、何から
始めればいい？
「契約・保守の更新時期が近づくと、更新の案内が自動で出る仕組み」について、
自社の場合を整理してみませんか？
貴社の状況に合わせて、最適な進め方をご提案します。