仕組み図鑑｜103の業務改善例より
仕組み・経営その他属人化解消時間削減業務の進め方を変えずに、記録・共有だけがデジタル化される仕組み
現場の作業手順や役割分担を変えずに、記録・共有の部分だけをデジタル化することで、業務改革への抵抗感なく仕組み化を進める方法を解説します。
導入で、ここまで変わります
- ・デジタル化提案が今のやり方を全部変えるものに見え反発が強い
- ・慣れた役割分担や進め方まで崩れることを心配される
- ・過去の業務改革で現場が混乱し失敗したことがある
- ・記録だけデジタルにしたい要望に応えられていない
- ・作業手順・役割分担は今のまま維持される
- ・記録・共有の部分だけがデジタル化される
- ・現場の抵抗感なく導入が進む
- ・定着後に必要な改善を段階的に検討できる
仕組みの詳細を見る — なぜ起きるのか、どう作るのか開く
現場の作業手順や役割分担はそのまま残し、記録・共有の 部分だけをデジタル化することで、業務の進め方自体は変えません。
こんな困りごとに
- ・デジタル化の提案が「今のやり方を全部変える」ものに見え、現場の反発が強い
- ・新しい仕組みの導入がきっかけで、慣れた役割分担や進め方まで崩れることを心配される
- ・過去に業務改革と称して大きく変えようとし、現場が混乱して失敗したことがある
- ・「まずは記録だけデジタルにしたい」という現実的な要望に応えられていない
なぜ起きるのか
- ・デジタル化提案が業務全体の変更に見える
- ・過去の大きな改革で現場が混乱した
- ・記録だけ変えたいという要望がある
どんな仕組みにするか
- ・変えない部分とデジタル化する部分を分ける
- ・記録・共有だけをデジタル化する
- ・定着後に段階的な改善を検討する
期待できる変化
- ・デジタル化への抵抗感が減る
- ・記録・共有にかかる時間が減る
- ・定着後の段階的な改善がしやすくなる
自社の負担を、数字で確認してみましょう
以下の3つを入力すると、月にどのくらいの時間が使われているかが分かります。
※入力値をもとにした目安です(20営業日換算)。実際の負担は状況により異なります。
仕組みは、組み合わせるとさらに強くなる
組み合わせるとできること
この仕組みは単体でも役立ちますが、関連する仕組みと組み合わせることで、さらに大きな効果を生み出せます。
業務の進め方を変えずに、記録・共有だけがデジタル化される仕組み
実践編 — もう少し詳しく知りたい方へ開く
まず何をする？
今の業務の中で「変えたくない部分」と「デジタル化したい部分」を切り分ける
記録・共有のどの部分が最もデジタル化の効果が大きいかを確認する
たとえば
誰が何をどの順番でやるかは今のままにして、記録の方法だけを 紙からデジタルに置き換えれば、抵抗感なく進められます。
使える方法(手軽 → 本格的)
作業手順はそのままに、記録・共有も従来通り紙や口頭で行う。
作業手順・役割分担は変えず、記録した内容の保存・共有だけをデジタルに置き換える。
デジタル化が定着した後、必要に応じて業務フロー自体の見直しを段階的に検討する。
小さく始めるなら
まずは最もデジタル化の効果が大きい1つの記録作業だけを対象に、業務フローは変えずに試すところから始めます。
やってはいけないこと
デジタル化を機に業務フロー自体も見直そうとすること。 変化点を増やすほど、現場の抵抗感と混乱が大きくなります。
ここまでは、自社でも始めやすい範囲です
しかし、これを「会社として回る仕組み」にしていくと、次のような設計上の論点が出てきます。
- ・変えない部分とデジタル化する部分の境界線をどこに引くかの判断が必要になる
- ・記録のデジタル化だけでは解決できない根本的な業務課題がある場合の扱いを検討する必要がある
- ・将来的に業務フロー自体を見直すタイミングをどう判断するかを決めておく必要がある
- ・現場への説明の仕方(何を変えて何を変えないか)を丁寧に設計する必要がある
ここから先は、「情報を並べる」ではなく「仕組みとして設計する」フェーズです。
仕組みの「設計」が必要です
業務量が少なく、紙・口頭での記録・共有でも大きな問題が起きていない場合。 実践編の内容だけで十分回ります。ただし、次のうち当てはまるものをタップしてみてください。
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この仕組みとあわせて検討されやすい改善例です。
実際の改善事例も公開しています。月約8時間かかっていた確認・転記作業を約5分まで短縮した事例など、実際の支援内容と改善結果を掲載しています。
支援実績を見る →Arvixに相談すると
Arvixは、ツールを売る会社ではなく、仕事が回る仕組みを一緒に設計・実装する会社です。
今の仕事の流れと、何を管理すべきかを整理する
案件ごとに必要な情報を洗い出す
状態の定義・判断基準・更新ルールを設計する
誰が何を担当し、何を見られるようにするかを決める
最初にどこまで作るか(小さく始める範囲)を決める
将来、他の仕組みとどうつなげられるかを整理する
じゃあ、何から
始めればいい？
「業務の進め方を変えずに、記録・共有だけがデジタル化される仕組み」について、
自社の場合を整理してみませんか？
貴社の状況に合わせて、最適な進め方をご提案します。