仕組み図鑑｜103の業務改善例より
仕組み・経営案件・プロジェクト管理見える化コスト削減案件ごとの粗利が分かる仕組み
売上・人件費・経費を案件ごとに自動集計し、案件ごとの粗利をリアルタイムで把握できるようにする仕組みの作り方を解説します。
導入で、ここまで変わります
- ・案件ごとの粗利が決算後にしか分からない
- ・儲かっている案件・赤字の案件の区別がつかない
- ・過去の実績を次の見積もりに反映できない
- ・案件ごとの粗利がリアルタイムで分かる
- ・儲かっている案件・赤字の案件が一目で分かる
- ・実績データを踏まえた見積もりができる
仕組みの詳細を見る — なぜ起きるのか、どう作るのか開く
「案件ごとの人件費が分かる仕組み」と「経費を計上する仕組み」を組み合わせ、 売上から人件費・経費を差し引いた粗利を自動で算出できる状態にします。
こんな困りごとに
- ・案件ごとの粗利が、決算やプロジェクト終了後にしか分からない
- ・儲かっている案件と赤字の案件の区別がつかない
- ・次の見積もりに、過去の実績を反映できない
なぜ起きるのか
- ・売上・原価が別々に管理
- ・案件単位の突き合わせがない
- ・経費計上のタイミングもバラバラ
どんな仕組みにするか
- ・人件費・経費を自動集計
- ・売上と突き合わせて粗利算出
- ・案件ごとにリアルタイム表示
期待できる変化
- ・案件ごとの粗利がリアルタイムで分かる
- ・経営判断のスピードが上がる
- ・見積もり精度が向上する
自社の負担を、数字で確認してみましょう
以下の3つを入力すると、月にどのくらいの時間が使われているかが分かります。
※入力値をもとにした目安です(20営業日換算)。実際の負担は状況により異なります。
仕組みは、組み合わせるとさらに強くなる
組み合わせるとできること
この仕組みは単体でも役立ちますが、関連する仕組みと組み合わせることで、さらに大きな効果を生み出せます。
実践編 — もう少し詳しく知りたい方へ開く
まず何をする？
案件ごとの人件費・経費が集計できる状態を先に整える
案件ごとの売上(請求額)を同じ単位で管理する
たとえば
人件費と経費が案件ごとに自動集計されていれば、 そこに請求金額を当てはめるだけで、案件ごとの粗利が即座に分かります。
使える方法(手軽 → 本格的)
人件費・経費・売上を案件単位で突き合わせて粗利を算出する。
案件別の粗利を一覧・グラフで可視化する。
小さく始めるなら
まずは主要な案件だけを対象に、月次で人件費・経費・売上を スプレッドシートで突き合わせるところから始めます。
やってはいけないこと
粗利計算を精緻にしようとしすぎて、着手を先延ばしにすること。 概算でも「見える」ことに価値があります。
ここまでは、自社でも始めやすい範囲です
しかし、これを「会社として回る仕組み」にしていくと、次のような設計上の論点が出てきます。
- ・間接費・共通費をどこまで案件別粗利に配賦するかの設計が必要になる
- ・粗利率の目標値・警告ラインをどう設定し運用するかを決める必要がある
- ・複数案件にまたがる人員・経費の按分ルールを整える必要がある
- ・経営会議で使う粗利データの更新頻度(リアルタイムか月次か)を決める必要がある
ここから先は、「情報を並べる」ではなく「仕組みとして設計する」フェーズです。
仕組みの「設計」が必要です
案件数が少なく、月次のスプレッドシート集計でも実態を把握できる場合。 実践編の内容だけで十分回ります。ただし、次のうち当てはまるものをタップしてみてください。
関連する仕組み
この仕組みとあわせて検討されやすい改善例です。
実際の改善事例も公開しています。月約8時間かかっていた確認・転記作業を約5分まで短縮した事例など、実際の支援内容と改善結果を掲載しています。
支援実績を見る →Arvixに相談すると
Arvixは、ツールを売る会社ではなく、仕事が回る仕組みを一緒に設計・実装する会社です。
今の仕事の流れと、何を管理すべきかを整理する
案件ごとに必要な情報を洗い出す
状態の定義・判断基準・更新ルールを設計する
誰が何を担当し、何を見られるようにするかを決める
最初にどこまで作るか(小さく始める範囲)を決める
将来、他の仕組みとどうつなげられるかを整理する
じゃあ、何から
始めればいい？
「案件ごとの粗利が分かる仕組み」について、
自社の場合を整理してみませんか？
貴社の状況に合わせて、最適な進め方をご提案します。