仕組み図鑑｜103の業務改善例より
情報の持ち方経理・請求・お金時間削減ミス削減売上データを会計用の形式へ自動で変換する仕組み
レジ(POS)やネットショップの売上データを会計ソフトが必要とする仕訳形式へ自動で変換し、月末にまとめて仕訳を作る負担や変換ミスをなくす仕組みの作り方を解説します。
導入で、ここまで変わります
- ・売上データを毎回手作業で仕訳形式に直している
- ・勘定科目との対応づけを都度考えている
- ・変換中に勘定科目や金額を間違えることがある
- ・月末に変換作業が集中し経理の負担が増える
- ・売上データが自動で仕訳形式に変換される
- ・勘定科目の対応づけがルール化されている
- ・変換ミスが減る
- ・変換作業が日々分散され月末の負担が減る
仕組みの詳細を見る — なぜ起きるのか、どう作るのか開く
売上データの項目と会計ソフトが必要とする勘定科目・仕訳形式を対応づけ、 売上が発生するたびに自動的に仕訳へ変換します。
こんな困りごとに
- ・レジ(POS)やネットショップの売上データを、会計ソフトに入力するために毎回手作業で仕訳形式に直している
- ・売上データの項目(商品名・店舗名など)と会計の勘定科目の対応づけを都度考えている
- ・手作業での変換中に、勘定科目や金額を間違えることがある
- ・月末に売上データをまとめて変換するため、経理の負担が集中する
なぜ起きるのか
- ・売上データと会計形式が別構造
- ・勘定科目の対応づけが手作業
- ・変換が月末に集中する
どんな仕組みにするか
- ・勘定科目の対応ルールを決める
- ・売上データを自動で仕訳変換
- ・会計ソフトへ都度反映
期待できる変化
- ・仕訳変換にかかる時間が減る
- ・変換ミスが減る
- ・月末の経理負担が分散される
自社の負担を、数字で確認してみましょう
以下の3つを入力すると、月にどのくらいの時間が使われているかが分かります。
※入力値をもとにした目安です(20営業日換算)。実際の負担は状況により異なります。
仕組みは、組み合わせるとさらに強くなる
組み合わせるとできること
この仕組みは単体でも役立ちますが、関連する仕組みと組み合わせることで、さらに大きな効果を生み出せます。
売上データを会計用の形式へ自動で変換する仕組み
実践編 — もう少し詳しく知りたい方へ開く
まず何をする？
売上データに含まれる項目と、会計ソフトが必要とする仕訳項目(勘定科目・金額・日付など)を整理する
売上の種類(店舗別・商品カテゴリ別など)ごとに、対応する勘定科目のルールを決める
たとえば
売上データを取り込むだけで、店舗ごと・商品カテゴリごとに正しい勘定科目へ 自動的に仕訳が作成されれば、月末にまとめて変換する作業がなくなります。
使える方法(手軽 → 本格的)
勘定科目の対応表を作り、それを見ながら手作業で仕訳データを作成する。
売上データをテンプレートに読み込ませ、勘定科目への変換を自動化する。
売上データが発生すると同時に、会計ソフトへ仕訳として自動反映される。
小さく始めるなら
まずは売上の大部分を占める標準的なパターン(主要店舗・主要商品カテゴリ)だけを 対象に、自動変換を試すところから始めます。
やってはいけないこと
例外的な売上パターンまで完璧にルール化しようとして、着手が止まること。 まずは大部分を占める標準的な売上パターンから始めます。
ここまでは、自社でも始めやすい範囲です
しかし、これを「会社として回る仕組み」にしていくと、次のような設計上の論点が出てきます。
- ・例外的な売上パターン(返品・値引き・複数店舗合算など)の仕訳ルールをどう扱うかの設計が必要になる
- ・消費税区分や軽減税率など、税務上の仕訳ルールを正しく反映する必要がある
- ・会計ソフト側の勘定科目体系が変更された際の対応フローを整理する必要がある
- ・売上データの発生元(レジ・ネットショップなど)が複数ある場合の統合ルールを決める必要がある
ここから先は、「情報を並べる」ではなく「仕組みとして設計する」フェーズです。
仕組みの「設計」が必要です
売上パターン・勘定科目の種類が少なく、変換ルール表を使った手作業でも回せる場合。 実践編の内容だけで十分回ります。ただし、次のうち当てはまるものをタップしてみてください。
関連する仕組み
この仕組みとあわせて検討されやすい改善例です。
実際の改善事例も公開しています。月約8時間かかっていた確認・転記作業を約5分まで短縮した事例など、実際の支援内容と改善結果を掲載しています。
支援実績を見る →Arvixに相談すると
Arvixは、ツールを売る会社ではなく、仕事が回る仕組みを一緒に設計・実装する会社です。
今の仕事の流れと、何を管理すべきかを整理する
案件ごとに必要な情報を洗い出す
状態の定義・判断基準・更新ルールを設計する
誰が何を担当し、何を見られるようにするかを決める
最初にどこまで作るか(小さく始める範囲)を決める
将来、他の仕組みとどうつなげられるかを整理する
じゃあ、何から
始めればいい？
「売上データを会計用の形式へ自動で変換する仕組み」について、
自社の場合を整理してみませんか？
貴社の状況に合わせて、最適な進め方をご提案します。