仕組み図鑑｜103の業務改善例より
手作業・効率営業・顧客管理対応が速くなる属人化解消展示会・名刺でもらった情報が、その日のうちに顧客台帳へ入る仕組み
展示会や商談でもらった名刺を、その日のうちに撮影して顧客台帳へ登録し、お礼の連絡まで早く出せるようにして、出会いを商談につなげる仕組みの作り方を解説します。
導入で、ここまで変わります
- ・名刺が机の中で眠ったままになっている
- ・手入力が遅れ、お礼の連絡も遅れる
- ・担当者が異動すると、関係が社内に残らない
- ・もらった当日に名刺が台帳へ登録される
- ・熱の冷めないうちにお礼の連絡を出せる
- ・出会いが会社の資産として残る
仕組みの詳細を見る — なぜ起きるのか、どう作るのか開く
もらった名刺をスマホで撮影するだけで、会社名・氏名・連絡先が 顧客台帳に登録され、その日のうちにお礼の連絡へ進める状態にします。
こんな困りごとに
- ・展示会でもらった名刺が、机の中や名刺入れに眠ったままになっている
- ・名刺の内容を台帳に打ち込む作業が後回しになり、連絡が遅れる
- ・名刺の持ち主の担当者が退職・異動すると、その関係が社内に残らない
- ・同じ会社の名刺を別々の社員が持っていて、重複や情報のずれがある
なぜ起きるのか
- ・名刺が個人の名刺入れにある
- ・手入力が後回しになる
- ・登録の担当とルールがない
どんな仕組みにするか
- ・撮影して自動で読み取る
- ・既存顧客と同じ会社に集約
- ・初回連絡の期限を管理
期待できる変化
- ・展示会や商談の直後に、素早く連絡を出せる
- ・名刺が個人ではなく会社の情報として残る
- ・新規の見込み客への初回連絡の抜けが減る
自社の負担を、数字で確認してみましょう
以下の3つを入力すると、月にどのくらいの時間が使われているかが分かります。
※入力値をもとにした目安です(20営業日換算)。実際の負担は状況により異なります。
仕組みは、組み合わせるとさらに強くなる
組み合わせるとできること
この仕組みは単体でも役立ちますが、関連する仕組みと組み合わせることで、さらに大きな効果を生み出せます。
展示会・名刺でもらった情報が、その日のうちに顧客台帳へ入る仕組み
実践編 — もう少し詳しく知りたい方へ開く
まず何をする？
名刺を登録する先(顧客台帳・一覧)と、登録する項目を決める
「もらった当日か翌日中に登録する」ルールを、参加した全員に共有する
たとえば
展示会の帰りの電車で、もらった名刺を撮影してその場で登録し、翌朝には お礼のメールを出せれば、熱の冷めないうちに次の商談へつなげられます。
使える方法(手軽 → 本格的)
もらった名刺を撮影し、決まった共有フォルダへ保存する。
撮影した名刺を読み取り、会社名・氏名・連絡先を台帳へ自動で登録する。
登録した相手へのお礼や資料送付の期限を管理し、出会いが商談に進んでいるかを追う。
小さく始めるなら
最初は読み取りの自動化や重複のまとめ処理は不要です。撮影した名刺の画像を 共有フォルダへ入れる運用を、参加者全員で徹底するところから始めます。
やってはいけないこと
名刺を、営業担当ごとの名刺入れで管理し続けること。 個人の資産になり、退職や異動と同時に、会社としての関係が失われます。
ここまでは、自社でも始めやすい範囲です
しかし、これを「会社として回る仕組み」にしていくと、次のような設計上の論点が出てきます。
- ・名刺に載った個人情報の、社内での扱いと保管のルールを決める必要がある
- ・すでに登録済みの顧客との重複を、誰がどう確認するかを整理する必要がある
- ・名刺の読み取り結果の誤りを、誰がいつ直すかの運用を検討する必要がある
ここから先は、「情報を並べる」ではなく「仕組みとして設計する」フェーズです。
仕組みの「設計」が必要です
名刺をもらう機会が月に数枚で、その日のうちに手入力できている場合。 実践編の内容だけで十分回ります。ただし、次のうち当てはまるものをタップしてみてください。
関連する仕組み
この仕組みとあわせて検討されやすい改善例です。
実際の改善事例も公開しています。月約8時間かかっていた確認・転記作業を約5分まで短縮した事例など、実際の支援内容と改善結果を掲載しています。
支援実績を見る →Arvixに相談すると
Arvixは、ツールを売る会社ではなく、仕事が回る仕組みを一緒に設計・実装する会社です。
今の仕事の流れと、何を管理すべきかを整理する
案件ごとに必要な情報を洗い出す
状態の定義・判断基準・更新ルールを設計する
誰が何を担当し、何を見られるようにするかを決める
最初にどこまで作るか(小さく始める範囲)を決める
将来、他の仕組みとどうつなげられるかを整理する
じゃあ、何から
始めればいい？
「展示会・名刺でもらった情報が、その日のうちに顧客台帳へ入る仕組み」について、
自社の場合を整理してみませんか？
貴社の状況に合わせて、最適な進め方をご提案します。