仕組み図鑑｜103の業務改善例より
手作業・効率総務・バックオフィス時間削減見える化紙の申請書・ハンコ承認が、オンラインで完結する仕組み
紙の申請書への記入とハンコによる承認を、オンラインでの入力・承認に置き換え、書類のやり取りや押印のための出社をなくす仕組みの作り方を解説します。
導入で、ここまで変わります
- ・申請書に手書きで記入し上司の机までハンコをもらいに行っている
- ・承認者が不在だと何日も待つことがある
- ・押印のためだけに出社が必要になる
- ・申請の進捗状況が本人以外分からない
- ・申請から承認までオンラインで完結する
- ・承認者が不在でもオンラインで承認できる
- ・押印のための出社が不要になる
- ・申請の進捗を本人がいつでも確認できる
仕組みの詳細を見る — なぜ起きるのか、どう作るのか開く
申請書の記入項目と承認の押印を、オンラインフォームへの入力と クリックによる承認に置き換えます。
こんな困りごとに
- ・申請書に手書きで記入し、上司の机まで持って行ってハンコをもらっている
- ・承認者が不在だと、ハンコをもらうためだけに何日も待つことがある
- ・押印のためだけに出社が必要になり、テレワークの妨げになっている
- ・紙の申請書がどこまで進んでいるか、本人以外は分からない
なぜ起きるのか
- ・申請・承認が紙とハンコに依存
- ・承認者不在で申請が止まる
- ・押印のための出社が必要
どんな仕組みにするか
- ・申請項目をオンラインフォーム化する
- ・承認をクリックで完結させる
- ・進捗を本人が確認できるようにする
期待できる変化
- ・申請から承認までのリードタイムが短縮される
- ・押印のための出社や書類の受け渡しがなくなる
- ・申請の進捗が本人にも見える化される
自社の負担を、数字で確認してみましょう
以下の3つを入力すると、月にどのくらいの時間が使われているかが分かります。
※入力値をもとにした目安です(20営業日換算)。実際の負担は状況により異なります。
仕組みは、組み合わせるとさらに強くなる
組み合わせるとできること
この仕組みは単体でも役立ちますが、関連する仕組みと組み合わせることで、さらに大きな効果を生み出せます。
実践編 — もう少し詳しく知りたい方へ開く
まず何をする？
現在紙で運用している申請書の種類と、承認の流れを洗い出す
オンライン化した際に何を承認の証跡として残すかを決める
たとえば
申請書をオンラインフォームで提出し、承認者がクリック一つで 承認できれば、押印のための出社や書類の受け渡しがなくなります。
使える方法(手軽 → 本格的)
申請書に記入し、承認者の机まで持って行って押印してもらう。
申請書をPDF化し、メールで送って承認の返信をもらう。
申請から承認まですべてオンラインで完結し、進捗も本人が確認できる。
小さく始めるなら
まずは件数が多い、または急ぎの申請書1種類だけを対象に、オンライン化を試すところから始めます。
やってはいけないこと
すべての申請書を一度にオンライン化しようとすること。 まずは件数が多い、または急ぎの申請書から置き換えます。
ここまでは、自社でも始めやすい範囲です
しかし、これを「会社として回る仕組み」にしていくと、次のような設計上の論点が出てきます。
- ・法的に押印や原本保管が必要な書類をどこまでオンライン化できるか確認する必要がある
- ・承認の証跡(いつ誰が承認したか)をどう残すかの設計が必要になる
- ・複数段階の承認が必要な申請書の承認順序をどう設計するかを決める必要がある
- ・オンライン化に不慣れな担当者への移行サポートを検討する必要がある
ここから先は、「情報を並べる」ではなく「仕組みとして設計する」フェーズです。
仕組みの「設計」が必要です
申請件数が少なく、紙の申請書とハンコでも大きな遅れが生じない場合。 実践編の内容だけで十分回ります。ただし、次のうち当てはまるものをタップしてみてください。
関連する仕組み
この仕組みとあわせて検討されやすい改善例です。
実際の改善事例も公開しています。月約8時間かかっていた確認・転記作業を約5分まで短縮した事例など、実際の支援内容と改善結果を掲載しています。
支援実績を見る →Arvixに相談すると
Arvixは、ツールを売る会社ではなく、仕事が回る仕組みを一緒に設計・実装する会社です。
今の仕事の流れと、何を管理すべきかを整理する
案件ごとに必要な情報を洗い出す
状態の定義・判断基準・更新ルールを設計する
誰が何を担当し、何を見られるようにするかを決める
最初にどこまで作るか(小さく始める範囲)を決める
将来、他の仕組みとどうつなげられるかを整理する
じゃあ、何から
始めればいい？
「紙の申請書・ハンコ承認が、オンラインで完結する仕組み」について、
自社の場合を整理してみませんか？
貴社の状況に合わせて、最適な進め方をご提案します。