仕組み図鑑｜103の業務改善例より
情報の持ち方その他時間削減属人化解消設備情報と点検履歴を一緒に管理する仕組み
設備の基本情報と点検履歴を1つの設備台帳にまとめ、点検漏れや担当者交代時の引き継ぎ漏れをなくす仕組みの作り方を解説します。
導入で、ここまで変わります
- ・設備情報と点検記録が別々の場所にある
- ・点検記録が紙のままで履歴確認に時間がかかる
- ・点検漏れに気づけない
- ・担当者交代で設備の注意点が引き継がれない
- ・設備台帳を見れば基本情報と点検履歴が分かる
- ・点検履歴の確認がすぐできる
- ・点検漏れに気づきやすくなる
- ・担当者が変わっても注意点が引き継がれる
仕組みの詳細を見る — なぜ起きるのか、どう作るのか開く
設備ごとの基本情報と点検履歴を1つの設備台帳として管理し、 次回点検予定も分かるようにします。
こんな困りごとに
- ・設備(機械・車両・什器など)の基本情報(型番・購入日・保証期間など)と点検記録が別々の場所にある
- ・点検記録が紙の点検表のまま保管されていて、過去の履歴を確認するのに時間がかかる
- ・どの設備がいつ点検・修理されたか分からず、点検漏れに気づけない
- ・担当者が変わると、設備ごとの注意点や過去のトラブルが引き継がれない
なぜ起きるのか
- ・設備情報と点検記録が別管理
- ・点検記録が紙のまま保管
- ・点検周期の管理が属人化
どんな仕組みにするか
- ・設備ごとに1つの台帳にまとめる
- ・点検結果を履歴として蓄積
- ・次回点検予定を分かるようにする
期待できる変化
- ・点検履歴の確認時間が減る
- ・点検漏れが減る
- ・担当者交代時の引き継ぎがスムーズになる
自社の負担を、数字で確認してみましょう
以下の3つを入力すると、月にどのくらいの時間が使われているかが分かります。
※入力値をもとにした目安です(20営業日換算)。実際の負担は状況により異なります。
仕組みは、組み合わせるとさらに強くなる
組み合わせるとできること
この仕組みは単体でも役立ちますが、関連する仕組みと組み合わせることで、さらに大きな効果を生み出せます。
設備情報と点検履歴を一緒に管理する仕組み
実践編 — もう少し詳しく知りたい方へ開く
まず何をする？
管理している設備の種類・台数と、現在の情報管理方法(紙・Excelなど)を洗い出す
設備ごとに管理すべき最低限の項目(基本情報・点検周期・点検履歴)を決める
たとえば
設備番号で検索すれば、基本情報と過去の点検履歴がまとめて見られれば、 次にいつ点検すべきかもすぐに分かります。
使える方法(手軽 → 本格的)
設備ごとの基本情報と点検記録を1つの台帳にまとめる。
点検結果をスマホやタブレットで入力し、設備台帳へ自動的に反映する。
点検予定日が近づくと自動的にリマインドし、点検履歴も自動的に蓄積される。
小さく始めるなら
まずは重要度の高い設備数台だけを対象に、設備台帳への集約を試すところから始めます。
やってはいけないこと
すべての設備を一度に細かく管理しようとすること。 まずは重要度・点検頻度の高い設備から始めます。
ここまでは、自社でも始めやすい範囲です
しかし、これを「会社として回る仕組み」にしていくと、次のような設計上の論点が出てきます。
- ・設備の種類ごとに必要な点検項目・周期が異なる場合の管理方法を設計する必要がある
- ・点検結果に異常があった場合の対応フロー(誰に報告しどう修理するか)を整理する必要がある
- ・複数拠点に設備が分散している場合の管理範囲をどうするか検討する必要がある
- ・保証期間・法定点検など期限管理をどこまで自動化するか判断する必要がある
ここから先は、「情報を並べる」ではなく「仕組みとして設計する」フェーズです。
仕組みの「設計」が必要です
設備数が少なく、設備台帳を1つにまとめるだけでも運用できる場合。 実践編の内容だけで十分回ります。ただし、次のうち当てはまるものをタップしてみてください。
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この仕組みとあわせて検討されやすい改善例です。
実際の改善事例も公開しています。月約8時間かかっていた確認・転記作業を約5分まで短縮した事例など、実際の支援内容と改善結果を掲載しています。
支援実績を見る →Arvixに相談すると
Arvixは、ツールを売る会社ではなく、仕事が回る仕組みを一緒に設計・実装する会社です。
今の仕事の流れと、何を管理すべきかを整理する
案件ごとに必要な情報を洗い出す
状態の定義・判断基準・更新ルールを設計する
誰が何を担当し、何を見られるようにするかを決める
最初にどこまで作るか(小さく始める範囲)を決める
将来、他の仕組みとどうつなげられるかを整理する
じゃあ、何から
始めればいい？
「設備情報と点検履歴を一緒に管理する仕組み」について、
自社の場合を整理してみませんか？
貴社の状況に合わせて、最適な進め方をご提案します。