仕組み図鑑｜103の業務改善例より
仕組み・経営その他属人化解消時間削減今使っているツールで足りない部分だけが、外付けで補われる仕組み
導入済みのクラウドサービスを入れ替えず、自社特有の業務ルールに対応できていない部分だけを個別に補い、乗り換えコストなく使い続けられる仕組みの作り方を解説します。
導入で、ここまで変わります
- ・ツールが8割は合うが残り2割の独自ルールに対応できない
- ・足りない部分のためExcelでの二重管理が発生している
- ・ツール入れ替えの乗り換えコスト・再学習負担が大きい
- ・カスタマイズ依頼をしても対応してもらえないことがある
- ・足りない部分だけが外付けの仕組みで補われる
- ・ツール本体は入れ替えずに使い続けられる
- ・二重管理がなくなる
- ・自社ルールにも対応できるようになる
仕組みの詳細を見る — なぜ起きるのか、どう作るのか開く
今使っているツールはそのまま活かし、自社特有の業務ルールに 対応できていない部分だけを、外付けの仕組みで補います。
こんな困りごとに
- ・導入したツールが自社の業務に8割は合っているが、残り2割が独自ルールで対応できない
- ・足りない部分のためだけに、結局Excelでの二重管理が発生している
- ・ツール自体を入れ替えると、乗り換えコストや現場の再学習の負担が大きい
- ・足りない部分をツールの提供元にカスタマイズ依頼しても、対応してもらえないことがある
なぜ起きるのか
- ・ツールが自社ルールの一部に対応していない
- ・足りない部分がExcel管理になっている
- ・入れ替えコストが大きい
どんな仕組みにするか
- ・足りない業務・ルールを洗い出す
- ・API連携でデータを橋渡しする
- ・補完部分も含めて一元運用する
期待できる変化
- ・二重管理の手間がなくなる
- ・ツール入れ替えのコスト・負担を避けられる
- ・自社ルールに対応した運用ができるようになる
自社の負担を、数字で確認してみましょう
以下の3つを入力すると、月にどのくらいの時間が使われているかが分かります。
※入力値をもとにした目安です(20営業日換算)。実際の負担は状況により異なります。
仕組みは、組み合わせるとさらに強くなる
組み合わせるとできること
この仕組みは単体でも役立ちますが、関連する仕組みと組み合わせることで、さらに大きな効果を生み出せます。
今使っているツールで足りない部分だけが、外付けで補われる仕組み
実践編 — もう少し詳しく知りたい方へ開く
まず何をする？
今使っているツールで対応できていない業務・ルールを具体的に洗い出す
その部分がツールのAPIやエクスポート機能で連携可能かを確認する
たとえば
今使っているツールで対応できない自社ルールの部分だけを外付けの仕組みで補えば、 ツール自体は入れ替えずに済みます。
使える方法(手軽 → 本格的)
ツールで対応できない部分だけを、Excelで別途手作業管理する。
ツールのデータをAPIやエクスポート機能で取り出し、自社ルール専用の仕組みで処理する。
ツールと補完の仕組みを合わせて、担当者が違いを意識せず使えるようにする。
小さく始めるなら
まずは最も業務負担が大きい1つの足りない部分だけを対象に、外付けの仕組みを試すところから始めます。
やってはいけないこと
足りない部分を理由にツール全体を作り直そうとすること。 合っている8割はそのまま活かし、足りない部分だけを補います。
ここまでは、自社でも始めやすい範囲です
しかし、これを「会社として回る仕組み」にしていくと、次のような設計上の論点が出てきます。
- ・ツール側の仕様変更・API変更に外付けの仕組みが影響を受けるリスクを考慮する必要がある
- ・補完する仕組みの保守・運用を誰が担うかを決める必要がある
- ・ツールと補完の仕組みの間でデータの整合性をどう保つかを設計する必要がある
- ・将来的にツール自体を乗り換える場合の影響範囲を把握しておく必要がある
ここから先は、「情報を並べる」ではなく「仕組みとして設計する」フェーズです。
仕組みの「設計」が必要です
足りない部分の業務量が少なく、Excelでの個別管理でも大きな負担にならない場合。 実践編の内容だけで十分回ります。ただし、次のうち当てはまるものをタップしてみてください。
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実際の改善事例も公開しています。月約8時間かかっていた確認・転記作業を約5分まで短縮した事例など、実際の支援内容と改善結果を掲載しています。
支援実績を見る →Arvixに相談すると
Arvixは、ツールを売る会社ではなく、仕事が回る仕組みを一緒に設計・実装する会社です。
今の仕事の流れと、何を管理すべきかを整理する
案件ごとに必要な情報を洗い出す
状態の定義・判断基準・更新ルールを設計する
誰が何を担当し、何を見られるようにするかを決める
最初にどこまで作るか(小さく始める範囲)を決める
将来、他の仕組みとどうつなげられるかを整理する
じゃあ、何から
始めればいい？
「今使っているツールで足りない部分だけが、外付けで補われる仕組み」について、
自社の場合を整理してみませんか？
貴社の状況に合わせて、最適な進め方をご提案します。