仕組み図鑑｜103の業務改善例より
情報の持ち方総務・バックオフィス時間削減属人化解消過去の会議で決まったことを、あとから探せる仕組み
議事録を1か所にため、案件・テーマ・日付で探せる形に整えて、「あのとき何を決めたか」を探す時間と、決めたことの食い違いによるやり直しをなくす仕組みの作り方を解説します。
導入で、ここまで変わります
- ・過去の会議の内容を探すのに時間がかかる
- ・議事録が個人のフォルダやメールに散らばる
- ・同じ議論を繰り返している
- ・キーワードで過去の決定がすぐ見つかる
- ・議事録が1か所にそろっている
- ・経緯が残り、議論のやり直しが減る
仕組みの詳細を見る — なぜ起きるのか、どう作るのか開く
議事録を1か所に、案件やテーマの目印をつけてためておき、 「あのとき何を決めたか」をキーワードですぐに探せる状態にします。
こんな困りごとに
- ・「あの件、どう決めたんだっけ」と、過去の会議の内容を探すのに時間がかかる
- ・議事録が個人のフォルダやメールに散らばっていて、探せない
- ・過去の決定を知らずに、同じ議論を繰り返している
- ・担当者が変わると、過去の経緯が分からなくなり、引き継ぎに時間がかかる
なぜ起きるのか
- ・議事録の保管場所が分散
- ・名前や目印のルールがない
- ・決定事項が一覧になっていない
どんな仕組みにするか
- ・保管場所と名前を統一
- ・本文をキーワード検索
- ・決定事項を別に一覧化
期待できる変化
- ・過去の決定を探す時間が減る
- ・決定の食い違いや議論のやり直しが減る
- ・担当者が変わっても、経緯を引き継げる
自社の負担を、数字で確認してみましょう
以下の3つを入力すると、月にどのくらいの時間が使われているかが分かります。
※入力値をもとにした目安です(20営業日換算)。実際の負担は状況により異なります。
仕組みは、組み合わせるとさらに強くなる
組み合わせるとできること
この仕組みは単体でも役立ちますが、関連する仕組みと組み合わせることで、さらに大きな効果を生み出せます。
過去の会議で決まったことを、あとから探せる仕組み
実践編 — もう少し詳しく知りたい方へ開く
まず何をする？
議事録の保管場所を1つに決め、過去の議事録も集められる範囲で移す
議事録に「案件名またはテーマ」の目印を必ず1つつけるルールにする
たとえば
「価格の変更」と検索すれば、その件が決まった会議の議事録と決定事項が すぐに見つかれば、議論のやり直しと確認の手間がなくなります。
使える方法(手軽 → 本格的)
議事録を1か所にため、「日付_案件名_会議名」のように名前の付け方をそろえる。
議事録の本文を検索できる場所に保管し、キーワードで探せるようにする。
議事録から決定事項だけを抜き出して一覧にし、案件ごとに経緯を確認できるようにする。
小さく始めるなら
最初は決定事項の一覧化や、過去分の移し替えは不要です。今後の議事録から 保管場所と名前のルールを守り、キーワードで探せるようにするところから始めます。
やってはいけないこと
議事録の名前を、日付だけにして保管すること。 数か月後には、どの会議の内容か分からず、探すときに1件ずつ開くことになります。
ここまでは、自社でも始めやすい範囲です
しかし、これを「会社として回る仕組み」にしていくと、次のような設計上の論点が出てきます。
- ・議事録の閲覧できる人の範囲(機密性の高い会議の扱い)を決める必要がある
- ・過去の議事録をどこまでさかのぼって移し替えるかを整理する必要がある
- ・古い議事録の保管期間や、削除のルールを検討する必要がある
ここから先は、「情報を並べる」ではなく「仕組みとして設計する」フェーズです。
仕組みの「設計」が必要です
会議が少なく、議事録の数が限られていて、名前だけで見つけられている場合。 実践編の内容だけで十分回ります。ただし、次のうち当てはまるものをタップしてみてください。
関連する仕組み
この仕組みとあわせて検討されやすい改善例です。
実際の改善事例も公開しています。月約8時間かかっていた確認・転記作業を約5分まで短縮した事例など、実際の支援内容と改善結果を掲載しています。
支援実績を見る →Arvixに相談すると
Arvixは、ツールを売る会社ではなく、仕事が回る仕組みを一緒に設計・実装する会社です。
今の仕事の流れと、何を管理すべきかを整理する
案件ごとに必要な情報を洗い出す
状態の定義・判断基準・更新ルールを設計する
誰が何を担当し、何を見られるようにするかを決める
最初にどこまで作るか(小さく始める範囲)を決める
将来、他の仕組みとどうつなげられるかを整理する
じゃあ、何から
始めればいい？
「過去の会議で決まったことを、あとから探せる仕組み」について、
自社の場合を整理してみませんか？
貴社の状況に合わせて、最適な進め方をご提案します。