仕組み図鑑｜103の業務改善例より
仕事の進め方案件・プロジェクト管理属人化解消ミス削減案件の完了条件を統一する仕組み
案件の完了とみなす条件をチェックリスト化し、案件開始時に合意しておくことで、担当者による完了判断のブレやクライアントとの認識のズレをなくす仕組みの作り方を解説します。
導入で、ここまで変わります
- ・案件を完了とする判断が担当者ごとに違う
- ・完了条件が曖昧で追加対応が続き終わらない
- ・クライアントとの認識のズレで後から追加要望が来る
- ・完了報告のタイミング・形式がバラバラ
- ・完了条件が明確でブレなく判断できる
- ・案件開始時の合意があるので追加対応が減る
- ・クライアントとの認識が揃う
- ・完了報告の形式が統一される
仕組みの詳細を見る — なぜ起きるのか、どう作るのか開く
案件の種類ごとに完了とみなす条件をチェックリストにまとめ、 案件開始時点でクライアントやチーム内で合意しておきます。
こんな困りごとに
- ・案件を「完了」とするかどうかの判断が担当者ごとに違い、実質未完了なのに完了扱いになることがある
- ・完了条件が曖昧なため、途中で追加対応が必要になり、いつまでも案件が終わらない
- ・クライアントとの認識のズレで、完了と思っていたら後から追加要望が来ることがある
- ・完了報告のタイミングや形式が担当者によってバラバラで、後から確認しづらい
なぜ起きるのか
- ・完了の定義が明文化されていない
- ・完了判断が担当者の感覚に依存
- ・クライアントとの認識合わせが不足
どんな仕組みにするか
- ・完了条件をチェックリスト化
- ・案件開始時に条件を合意
- ・条件未達では完了にできない運用
期待できる変化
- ・完了判断のブレがなくなる
- ・完了後の追加対応・トラブルが減る
- ・クライアントとの認識のズレが減る
自社の負担を、数字で確認してみましょう
以下の3つを入力すると、月にどのくらいの時間が使われているかが分かります。
※入力値をもとにした目安です(20営業日換算)。実際の負担は状況により異なります。
仕組みは、組み合わせるとさらに強くなる
組み合わせるとできること
この仕組みは単体でも役立ちますが、関連する仕組みと組み合わせることで、さらに大きな効果を生み出せます。
案件の完了条件を統一する仕組み
実践編 — もう少し詳しく知りたい方へ開く
まず何をする？
過去の案件を振り返り、完了とみなした基準や、完了後にトラブルになった事例を洗い出す
案件の種類ごとに、完了とみなす最低限の条件(成果物・承認・検収など)を整理する
たとえば
「成果物提出・クライアント承認・請求手続き完了」の3点が揃わないと 完了にできないルールがあれば、担当者による完了判断のブレがなくなります。
使える方法(手軽 → 本格的)
案件完了時に確認すべき項目(成果物提出・クライアント承認など)をチェックリスト化する。
案件の着手時点で、何をもって完了とするかをクライアント・チームで事前に合意しておく。
チェックリストが揃わないと、案件管理システム上で「完了」ステータスにできないようにする。
小さく始めるなら
まずは1種類の案件だけを対象に、完了チェックリストの作成を試すところから始めます。
やってはいけないこと
全案件に同じ完了条件を機械的に当てはめようとすること。 案件の種類や規模に応じた条件の使い分けは必要です。
ここまでは、自社でも始めやすい範囲です
しかし、これを「会社として回る仕組み」にしていくと、次のような設計上の論点が出てきます。
- ・案件の種類ごとに異なる完了条件をどこまで標準化・分類するかの設計が必要になる
- ・クライアントとの完了条件の合意をどのタイミングでどう文書化するかを決める必要がある
- ・完了条件が途中で変わった場合(仕様変更など)の対応ルールを整理する必要がある
- ・完了後に発生した追加要望への対応方針(別案件にするか等)を決めておく必要がある
ここから先は、「情報を並べる」ではなく「仕組みとして設計する」フェーズです。
仕組みの「設計」が必要です
案件の種類が少なく、共通のチェックリストだけでも運用できる場合。 実践編の内容だけで十分回ります。ただし、次のうち当てはまるものをタップしてみてください。
関連する仕組み
この仕組みとあわせて検討されやすい改善例です。
実際の改善事例も公開しています。月約8時間かかっていた確認・転記作業を約5分まで短縮した事例など、実際の支援内容と改善結果を掲載しています。
支援実績を見る →Arvixに相談すると
Arvixは、ツールを売る会社ではなく、仕事が回る仕組みを一緒に設計・実装する会社です。
今の仕事の流れと、何を管理すべきかを整理する
案件ごとに必要な情報を洗い出す
状態の定義・判断基準・更新ルールを設計する
誰が何を担当し、何を見られるようにするかを決める
最初にどこまで作るか(小さく始める範囲)を決める
将来、他の仕組みとどうつなげられるかを整理する
じゃあ、何から
始めればいい？
「案件の完了条件を統一する仕組み」について、
自社の場合を整理してみませんか？
貴社の状況に合わせて、最適な進め方をご提案します。