仕組み図鑑｜103の業務改善例より
仕事の進め方営業・顧客管理時間削減ミス削減取引先への定型連絡を自動で送る仕組み
定期的に送る連絡をテンプレート化し、条件に応じて自動配信することで、送り忘れや文面作成の手間をなくす仕組みの作り方を解説します。
導入で、ここまで変わります
- ・定期連絡を毎回手作業でメール作成して送っている
- ・送るタイミングを覚えておく必要がありうっかり忘れる
- ・同じような文面を毎回一から作成し時間がかかる
- ・取引先ごとの頻度・内容の違いで管理が煩雑
- ・テンプレートに情報を差し込むだけで送信できる
- ・タイミングが来ると自動的にリマインドまたは送信される
- ・文面作成の手間がなくなる
- ・取引先ごとの設定を登録しておけば管理が楽になる
仕組みの詳細を見る — なぜ起きるのか、どう作るのか開く
定期的に送る連絡の文面をテンプレート化し、条件をきっかけに 必要な情報を自動的に差し込んで配信します。
こんな困りごとに
- ・定期的に送る連絡(納品確認・状況報告・季節の挨拶など)を、毎回手作業でメールを作成して送っている
- ・送るタイミングを担当者が覚えておく必要があり、うっかり送り忘れることがある
- ・同じような文面を毎回一から作成していて、時間がかかる
- ・取引先ごとに送るべき内容や頻度が違うと、管理がさらに煩雑になる
なぜ起きるのか
- ・定型連絡が都度手作業で作成される
- ・送信タイミングが個人の記憶頼み
- ・取引先ごとの管理が煩雑
どんな仕組みにするか
- ・連絡文をテンプレート化する
- ・送信タイミングをスケジュール化
- ・決めた条件に応じて自動配信する
期待できる変化
- ・連絡作成にかかる時間が減る
- ・送り忘れがなくなる
- ・取引先ごとの管理が楽になる
自社の負担を、数字で確認してみましょう
以下の3つを入力すると、月にどのくらいの時間が使われているかが分かります。
※入力値をもとにした目安です(20営業日換算)。実際の負担は状況により異なります。
仕組みは、組み合わせるとさらに強くなる
組み合わせるとできること
この仕組みは単体でも役立ちますが、関連する仕組みと組み合わせることで、さらに大きな効果を生み出せます。
実践編 — もう少し詳しく知りたい方へ開く
まず何をする？
定期的に送っている定型連絡の種類と、送るタイミング・頻度を洗い出す
取引先ごとに送るべき内容が同じか違うかを整理する
たとえば
納品が完了した時点で、確認メールのテンプレートに案件情報が自動的に 差し込まれて送信されれば、送り忘れも文面作成の手間もなくなります。
使える方法(手軽 → 本格的)
よく送る連絡の文面をテンプレート化し、送信時に必要な部分だけ書き換える。
送るべきタイミングをカレンダーやツールに登録し、リマインドをもとに送信する。
条件(納品完了・月初など)をきっかけに、テンプレートへ自動で情報を差し込んで配信する。
小さく始めるなら
まずは1種類の定型連絡(納品確認メールなど)だけを対象に、テンプレート化を試すところから始めます。
やってはいけないこと
すべての連絡を無機質な自動送信にしてしまうこと。 相手との関係性が重要な連絡は、自動化しつつも個別調整の余地を残します。
ここまでは、自社でも始めやすい範囲です
しかし、これを「会社として回る仕組み」にしていくと、次のような設計上の論点が出てきます。
- ・完全自動化してよい連絡と、個別調整が必要な連絡の線引きを決める必要がある
- ・取引先ごとに送信頻度・内容が異なる場合の管理方法を設計する必要がある
- ・誤送信を防ぐための送信前チェックの仕組みを検討する必要がある
- ・テンプレートの文面を定期的に見直す運用を決めておく必要がある
ここから先は、「情報を並べる」ではなく「仕組みとして設計する」フェーズです。
仕組みの「設計」が必要です
取引先数・連絡の種類が少なく、テンプレートを見ながらの手動送信でも運用できる場合。 実践編の内容だけで十分回ります。ただし、次のうち当てはまるものをタップしてみてください。
関連する仕組み
この仕組みとあわせて検討されやすい改善例です。
実際の改善事例も公開しています。月約8時間かかっていた確認・転記作業を約5分まで短縮した事例など、実際の支援内容と改善結果を掲載しています。
支援実績を見る →Arvixに相談すると
Arvixは、ツールを売る会社ではなく、仕事が回る仕組みを一緒に設計・実装する会社です。
今の仕事の流れと、何を管理すべきかを整理する
案件ごとに必要な情報を洗い出す
状態の定義・判断基準・更新ルールを設計する
誰が何を担当し、何を見られるようにするかを決める
最初にどこまで作るか(小さく始める範囲)を決める
将来、他の仕組みとどうつなげられるかを整理する
じゃあ、何から
始めればいい？
「取引先への定型連絡を自動で送る仕組み」について、
自社の場合を整理してみませんか？
貴社の状況に合わせて、最適な進め方をご提案します。