仕組み図鑑｜103の業務改善例より
仕組み・経営経理・請求・お金見える化時間削減売上の推移が、いつでもグラフで確認できる仕組み
月次・週次の売上推移をグラフでいつでも確認できるようにし、変化の兆しに早く気づいて手を打てる仕組みの作り方を解説します。
導入で、ここまで変わります
- ・今月の売上は分かるが数ヶ月の推移がすぐ分からない
- ・伸びているか落ちているか資料を作らないと分からない
- ・変化の兆しに気づくのが遅く対策のタイミングを逃す
- ・過去データが複数資料に分かれ推移をつなげるのに手間がかかる
- ・過去から現在までの推移がいつでもグラフで見られる
- ・伸びているか落ちているかすぐ分かる
- ・変化の兆しに早く気づける
- ・過去データがつながった状態で管理される
仕組みの詳細を見る — なぜ起きるのか、どう作るのか開く
過去から現在までの売上推移を、期間を切り替えながら グラフでいつでも確認できる状態にします。
こんな困りごとに
- ・今月の売上は分かるが、ここ数ヶ月の推移がどうなっているかはすぐに分からない
- ・売上が伸びているのか落ちているのか、資料を作らないと把握できない
- ・変化の兆しに気づくのが遅く、対策を打つタイミングを逃すことがある
- ・過去の売上データが複数の資料に分かれていて、推移をつなげて見るのに手間がかかる
なぜ起きるのか
- ・推移を見るための資料作成が手作業
- ・過去データが複数資料に分散
- ・変化の兆しに気づくのが遅い
どんな仕組みにするか
- ・売上データを日々蓄積する
- ・期間を切り替えてグラフ表示する
- ・変化率のアラートを追加する
期待できる変化
- ・売上の変化に早く気づけるようになる
- ・資料作成にかかる時間が減る
- ・対策を打つタイミングが早くなる
自社の負担を、数字で確認してみましょう
以下の3つを入力すると、月にどのくらいの時間が使われているかが分かります。
※入力値をもとにした目安です(20営業日換算)。実際の負担は状況により異なります。
仕組みは、組み合わせるとさらに強くなる
組み合わせるとできること
この仕組みは単体でも役立ちますが、関連する仕組みと組み合わせることで、さらに大きな効果を生み出せます。
実践編 — もう少し詳しく知りたい方へ開く
まず何をする？
過去の売上データがどこに(どの期間分)残っているかを確認する
推移を見たい単位(月次・週次・日次)を決める
たとえば
過去から現在までの売上推移がグラフでいつでも見られれば、 変化の兆しに早く気づいて手を打てます。
使える方法(手軽 → 本格的)
月末に売上データを集めて、都度Excelなどでグラフを作成する。
日々の売上データを蓄積し、期間を切り替えながら自動的にグラフ表示する。
前月・前年同月比で大きな変化があった場合に自動的に知らせる。
小さく始めるなら
まずは直近1年分の売上データだけを対象に、月次推移グラフを試すところから始めます。
やってはいけないこと
過去の全期間のデータをいきなり完璧に整備しようとすること。 直近の一定期間から見られるようにして、徐々に遡ります。
ここまでは、自社でも始めやすい範囲です
しかし、これを「会社として回る仕組み」にしていくと、次のような設計上の論点が出てきます。
- ・過去データをどこまで遡って整備するかの範囲を決める必要がある
- ・季節変動がある業種では前年同月比など比較基準の設計が必要になる
- ・変化率アラートのしきい値をどう設定するかの基準を決める必要がある
- ・複数の売上区分(商品・チャネルなど)を同時に見たい場合の表示設計を検討する必要がある
ここから先は、「情報を並べる」ではなく「仕組みとして設計する」フェーズです。
仕組みの「設計」が必要です
確認したい期間・頻度が少なく、都度のグラフ作成でも大きな負担にならない場合。 実践編の内容だけで十分回ります。ただし、次のうち当てはまるものをタップしてみてください。
関連する仕組み
この仕組みとあわせて検討されやすい改善例です。
実際の改善事例も公開しています。月約8時間かかっていた確認・転記作業を約5分まで短縮した事例など、実際の支援内容と改善結果を掲載しています。
支援実績を見る →Arvixに相談すると
Arvixは、ツールを売る会社ではなく、仕事が回る仕組みを一緒に設計・実装する会社です。
今の仕事の流れと、何を管理すべきかを整理する
案件ごとに必要な情報を洗い出す
状態の定義・判断基準・更新ルールを設計する
誰が何を担当し、何を見られるようにするかを決める
最初にどこまで作るか(小さく始める範囲)を決める
将来、他の仕組みとどうつなげられるかを整理する
じゃあ、何から
始めればいい？
「売上の推移が、いつでもグラフで確認できる仕組み」について、
自社の場合を整理してみませんか？
貴社の状況に合わせて、最適な進め方をご提案します。