仕組み図鑑｜103の業務改善例より
情報の持ち方営業・顧客管理時間削減属人化解消過去の見積事例を条件から探せる仕組み
過去の見積書に業種・規模などの検索条件を付けて一覧化し、新しい見積もりの精度を上げる仕組みの作り方を解説します。
導入で、ここまで変わります
- ・似た過去の案件がないか記憶を頼りに探している
- ・過去の見積書が条件で絞り込めない
- ・ベテランしか類似案件に気づけない
- ・過去の見積もりとの整合性が取れず金額の付け方がバラバラになる
- ・条件を指定すれば似た見積事例が見つかる
- ・新人でも過去の実績を踏まえた見積もりができる
- ・見積もりの精度・整合性が上がる
- ・見積作成にかかる時間が減る
仕組みの詳細を見る — なぜ起きるのか、どう作るのか開く
過去の見積書に業種・規模・金額帯などの検索条件を付けて一覧化し、 条件を指定して似た事例を検索できるようにします。
こんな困りごとに
- ・新しい見積もりを作るたびに、似たような過去の案件がなかったか記憶を頼りに探している
- ・過去の見積書がフォルダに保存されているだけで、条件(業種・規模・金額帯など)で絞り込めない
- ・ベテラン担当者しか「あの案件に似ている」と気づけず、新人が同じ精度で見積もれない
- ・過去の見積もりとの整合性が取れず、同じような案件なのに金額の付け方がバラバラになる
なぜ起きるのか
- ・過去の見積もりが検索できない
- ・見積精度が担当者の記憶頼み
- ・新人が同じ精度で見積もれない
どんな仕組みにするか
- ・過去の見積もりに検索条件を付与
- ・条件で類似事例を検索できる
- ・新しい見積もり作成時に活用
期待できる変化
- ・見積作成にかかる時間が減る
- ・見積もりの精度が上がる
- ・新人でも一定の精度で見積もれるようになる
自社の負担を、数字で確認してみましょう
以下の3つを入力すると、月にどのくらいの時間が使われているかが分かります。
※入力値をもとにした目安です(20営業日換算)。実際の負担は状況により異なります。
仕組みは、組み合わせるとさらに強くなる
組み合わせるとできること
この仕組みは単体でも役立ちますが、関連する仕組みと組み合わせることで、さらに大きな効果を生み出せます。
過去の見積事例を条件から探せる仕組み
実践編 — もう少し詳しく知りたい方へ開く
まず何をする？
過去の見積書に、検索の軸となる項目(業種・規模・商材・金額帯など)を付けられるか確認する
見積事例を探すときによく使う条件(似た業種、似た規模など)を洗い出す
たとえば
新しい見積もりを作る前に、似た業種・規模の過去の見積事例を条件検索できれば、 ベテランでなくても精度の高い見積もりが作れます。
使える方法(手軽 → 本格的)
過去の見積書を一覧化し、業種・規模・金額帯などの項目を添えた表を作る。
見積書を保存する際に条件タグを付け、条件で検索できるようにする。
新しい見積もりを作る際に、条件が近い過去の見積事例が自動的に候補として表示される。
小さく始めるなら
まずはよく使う条件(業種・規模)だけを付けた見積事例一覧表を作るところから始めます。
やってはいけないこと
過去の見積書をすべて詳細にタグ付けし直そうとすること。 まずは検索によく使う項目だけを付けます。
ここまでは、自社でも始めやすい範囲です
しかし、これを「会社として回る仕組み」にしていくと、次のような設計上の論点が出てきます。
- ・見積事例をどこまで詳細にタグ付けするか(検索性と手間のバランス)を決める必要がある
- ・過去の見積もりに含まれる価格情報の閲覧権限をどう設計するかを検討する必要がある
- ・類似案件の判定基準(何をもって「似ている」とするか)を明確にする必要がある
- ・古すぎる見積事例(市況が変わったもの)をどう扱うかのルールが必要になる
ここから先は、「情報を並べる」ではなく「仕組みとして設計する」フェーズです。
仕組みの「設計」が必要です
見積件数が少なく、一覧表からの目視検索でも運用できる場合。 実践編の内容だけで十分回ります。ただし、次のうち当てはまるものをタップしてみてください。
関連する仕組み
この仕組みとあわせて検討されやすい改善例です。
実際の改善事例も公開しています。月約8時間かかっていた確認・転記作業を約5分まで短縮した事例など、実際の支援内容と改善結果を掲載しています。
支援実績を見る →Arvixに相談すると
Arvixは、ツールを売る会社ではなく、仕事が回る仕組みを一緒に設計・実装する会社です。
今の仕事の流れと、何を管理すべきかを整理する
案件ごとに必要な情報を洗い出す
状態の定義・判断基準・更新ルールを設計する
誰が何を担当し、何を見られるようにするかを決める
最初にどこまで作るか(小さく始める範囲)を決める
将来、他の仕組みとどうつなげられるかを整理する
じゃあ、何から
始めればいい？
「過去の見積事例を条件から探せる仕組み」について、
自社の場合を整理してみませんか？
貴社の状況に合わせて、最適な進め方をご提案します。