仕組み図鑑｜103の業務改善例より
手作業・効率その他時間削減ミス削減バラバラなExcelが、一つの集計表に自動でまとまる仕組み
部署や担当者ごとにバラバラに作られたExcelファイルを一つの集計表へ自動的にまとめ、突合・転記の手作業をなくす仕組みの作り方を解説します。
導入で、ここまで変わります
- ・部署・担当者ごとにフォーマットの違うExcelが別々に作られている
- ・集計のたびに手作業でコピー&ペーストしてまとめている
- ・項目名や列の順番が違い単純に貼り付けられないことがある
- ・誰かが形式を変えるとまとめ作業がやり直しになる
- ・決まった形式・場所に保存するだけで自動的にまとまる
- ・手作業でのコピー&ペーストがなくなる
- ・形式の違いによる貼り付けミスがなくなる
- ・形式変更の影響範囲が把握しやすくなる
仕組みの詳細を見る — なぜ起きるのか、どう作るのか開く
各担当者・各部署のExcelファイルの形式をそろえ、決まった場所に 置くだけで一つの集計表へ自動的にまとまる状態にします。
こんな困りごとに
- ・部署や担当者ごとにフォーマットの違うExcelファイルが別々に作られている
- ・集計のたびに、それぞれのファイルを開いてコピー&ペーストでまとめている
- ・ファイルによって列の順番や項目名が微妙に違い、単純に貼り付けられないことがある
- ・誰かがファイルの形式を変えると、まとめ作業がその都度やり直しになる
なぜ起きるのか
- ・ファイルが担当者ごとに独自形式
- ・まとめる作業が手作業のコピー&ペースト
- ・形式変更のたびにやり直しが発生
どんな仕組みにするか
- ・ファイル形式の最低限を統一する
- ・決まった場所への保存を徹底する
- ・自動的に読み込む仕組みを作る
期待できる変化
- ・集計作業にかかる時間が大幅に減る
- ・転記・貼り付けミスがなくなる
- ・担当者の入力習慣を大きく変えずに済む
自社の負担を、数字で確認してみましょう
以下の3つを入力すると、月にどのくらいの時間が使われているかが分かります。
※入力値をもとにした目安です(20営業日換算)。実際の負担は状況により異なります。
仕組みは、組み合わせるとさらに強くなる
組み合わせるとできること
この仕組みは単体でも役立ちますが、関連する仕組みと組み合わせることで、さらに大きな効果を生み出せます。
バラバラなExcelが、一つの集計表に自動でまとまる仕組み
実践編 — もう少し詳しく知りたい方へ開く
まず何をする？
現在バラバラに作られているExcelファイルの種類と、それぞれの項目を洗い出す
全ファイルで共通化できる最低限の項目・形式を決める
たとえば
各担当者が決まった形式のExcelを決まったフォルダに保存するだけで、 全員分のデータが一つの集計表に自動的にまとまります。
使える方法(手軽 → 本格的)
各担当者に統一フォーマットのテンプレートを配布し、手作業で転記してもらう。
決まったフォルダに保存されたExcelファイルを、ツールが自動的に読み込んで集計表へ反映する。
個別のExcelファイルをなくし、全員が同じクラウド上の共有シートへ直接入力する。
小さく始めるなら
まずは集計の負担が大きい1つの業務のファイルだけを対象に、形式統一と自動取り込みを試すところから始めます。
やってはいけないこと
全部署のフォーマットを一度に統一しようとすること。 影響の大きい部署・ファイルから段階的にそろえます。
ここまでは、自社でも始めやすい範囲です
しかし、これを「会社として回る仕組み」にしていくと、次のような設計上の論点が出てきます。
- ・全担当者に新しいフォーマット・保存ルールを守ってもらう運用の徹底方法を考える必要がある
- ・ファイルが古い形式のまま提出された場合の扱いを決めておく必要がある
- ・自動取り込みの際にエラーが起きた場合の検知・通知方法を用意する必要がある
- ・将来的にExcel自体をなくしクラウド共有シートへ移行するかの判断が必要になる
ここから先は、「情報を並べる」ではなく「仕組みとして設計する」フェーズです。
仕組みの「設計」が必要です
ファイルの数・担当者数が少なく、統一テンプレートへの手作業転記でも負担が小さい場合。 実践編の内容だけで十分回ります。ただし、次のうち当てはまるものをタップしてみてください。
関連する仕組み
この仕組みとあわせて検討されやすい改善例です。
実際の改善事例も公開しています。月約8時間かかっていた確認・転記作業を約5分まで短縮した事例など、実際の支援内容と改善結果を掲載しています。
支援実績を見る →Arvixに相談すると
Arvixは、ツールを売る会社ではなく、仕事が回る仕組みを一緒に設計・実装する会社です。
今の仕事の流れと、何を管理すべきかを整理する
案件ごとに必要な情報を洗い出す
状態の定義・判断基準・更新ルールを設計する
誰が何を担当し、何を見られるようにするかを決める
最初にどこまで作るか(小さく始める範囲)を決める
将来、他の仕組みとどうつなげられるかを整理する
じゃあ、何から
始めればいい？
「バラバラなExcelが、一つの集計表に自動でまとまる仕組み」について、
自社の場合を整理してみませんか？
貴社の状況に合わせて、最適な進め方をご提案します。