仕組み図鑑｜103の業務改善例より
情報の持ち方営業・顧客管理時間削減ミス削減注文書の内容を読み取り、受注データへ登録する仕組み
得意先から届く注文書をOCR(文字の自動読み取り)で読み取り、品目・数量・金額を受注データへ自動反映することで、手入力の転記時間や転記ミスをなくす仕組みの作り方を解説します。
導入で、ここまで変わります
- ・注文書の内容を毎回手入力で転記している
- ・得意先ごとに書式が違い転記に時間がかかる
- ・数量・金額の転記ミスが起きる
- ・注文書到着から登録までにタイムラグがある
- ・注文書を読み込むだけで受注データの下書きができる
- ・書式が違っても主要項目は自動で拾える
- ・転記ミスが減る
- ・到着後すぐに受注データへ反映される
仕組みの詳細を見る — なぜ起きるのか、どう作るのか開く
届いた注文書(FAX・PDF・写真)をOCR(文字の自動読み取り)で読み取り、 品目・数量・金額などを受注データへ自動で反映します。
こんな困りごとに
- ・得意先から届く注文書の内容を、毎回手入力で受注データに転記している
- ・注文書の書式が得意先ごとにバラバラで、転記に時間がかかる
- ・手入力による転記ミス(数量・金額の打ち間違い)が起きる
- ・注文書が届いてから受注データに反映されるまでにタイムラグがある
なぜ起きるのか
- ・注文書が得意先ごとに書式バラバラ
- ・転記が手作業で属人化
- ・確認体制が整っていない
どんな仕組みにするか
- ・OCRで注文書を読み取る
- ・受注データへ自動変換
- ・担当者が確認して確定
期待できる変化
- ・受注データへの登録時間が減る
- ・転記ミスが減る
- ・注文書到着から登録までの遅れがなくなる
自社の負担を、数字で確認してみましょう
以下の3つを入力すると、月にどのくらいの時間が使われているかが分かります。
※入力値をもとにした目安です(20営業日換算)。実際の負担は状況により異なります。
仕組みは、組み合わせるとさらに強くなる
組み合わせるとできること
この仕組みは単体でも役立ちますが、関連する仕組みと組み合わせることで、さらに大きな効果を生み出せます。
注文書の内容を読み取り、受注データへ登録する仕組み
実践編 — もう少し詳しく知りたい方へ開く
まず何をする？
現在届く注文書の形式(FAX・PDF・メール添付など)と量を洗い出す
受注データに必須の項目(得意先・品目・数量・納期など)を整理する
たとえば
注文書をスマホで撮影するだけで、品目・数量・金額が自動的に受注データの下書きとして 登録されれば、手入力の時間も転記ミスもなくなります。
使える方法(手軽 → 本格的)
転記後に別担当者が注文書と突き合わせて確認する簡易な運用。
注文書をスキャン・撮影し、品目・数量・金額を読み取って下書きを作る。
読み取った内容を受注データへ自動登録し、担当者は確認するだけにする。
小さく始めるなら
まずは注文数の多い主要な得意先のフォーマットだけを対象に、 OCR読み取り+担当者確認の運用から始めます。
やってはいけないこと
すべての注文書フォーマットを完璧に自動認識させようとして、着手が止まること。 まずは注文数の多い主要な得意先・定型フォーマットから始めます。
ここまでは、自社でも始めやすい範囲です
しかし、これを「会社として回る仕組み」にしていくと、次のような設計上の論点が出てきます。
- ・得意先ごとに異なる注文書フォーマットへの対応範囲をどこまで広げるかの判断が必要になる
- ・OCRの読み取り精度が低い項目(手書き・崩れたFAXなど)の扱いを決める必要がある
- ・誤読を防ぐための確認フロー(誰がどこまで確認するか)を設計する必要がある
- ・受注管理システム・在庫管理との連携範囲を検討する必要がある
ここから先は、「情報を並べる」ではなく「仕組みとして設計する」フェーズです。
仕組みの「設計」が必要です
注文書の得意先数・フォーマットが少なく、手入力のダブルチェックでも回せる場合。 実践編の内容だけで十分回ります。ただし、次のうち当てはまるものをタップしてみてください。
関連する仕組み
この仕組みとあわせて検討されやすい改善例です。
実際の改善事例も公開しています。月約8時間かかっていた確認・転記作業を約5分まで短縮した事例など、実際の支援内容と改善結果を掲載しています。
支援実績を見る →Arvixに相談すると
Arvixは、ツールを売る会社ではなく、仕事が回る仕組みを一緒に設計・実装する会社です。
今の仕事の流れと、何を管理すべきかを整理する
案件ごとに必要な情報を洗い出す
状態の定義・判断基準・更新ルールを設計する
誰が何を担当し、何を見られるようにするかを決める
最初にどこまで作るか(小さく始める範囲)を決める
将来、他の仕組みとどうつなげられるかを整理する
じゃあ、何から
始めればいい？
「注文書の内容を読み取り、受注データへ登録する仕組み」について、
自社の場合を整理してみませんか？
貴社の状況に合わせて、最適な進め方をご提案します。