仕組み図鑑｜103の業務改善例より
手作業・効率営業・顧客管理顧客を逃がさない信頼される納品・購入後に、フォロー連絡が自動で届く仕組み
納品や購入の節目(1週間後・3か月後など)に、フォロー連絡の対象と文面を自動で用意し、売りっぱなしを防いで次の注文につなげる仕組みの作り方を解説します。
導入で、ここまで変わります
- ・納品後は連絡せず、売りっぱなしになっている
- ・フォローは時間のあるときだけの対応
- ・連絡の有無が記録に残らない
- ・節目ごとにフォロー連絡が抜けなく出せる
- ・顧客の困りごとを早めに把握できる
- ・返答が次の提案の材料になる
仕組みの詳細を見る — なぜ起きるのか、どう作るのか開く
納品や購入の日を起点に、フォロー連絡を出す節目を決めておき、 時期が来た顧客と連絡内容を自動で担当者に届けます。
こんな困りごとに
- ・納品して終わりになり、その後の使い心地や困りごとを聞けていない
- ・フォロー連絡は、時間のあるときや気づいたときにやるだけになっている
- ・連絡したかどうかが、担当者ごとに記録も方法もバラバラ
- ・困りごとの声を聞けず、次の注文や追加の提案につながらない
なぜ起きるのか
- ・フォローの節目が決まっていない
- ・納品後は次の案件に手が回る
- ・連絡の記録が残らない
どんな仕組みにするか
- ・納品日を起点に節目を設定
- ・節目の顧客と文面案を通知
- ・返答と要望を記録
期待できる変化
- ・売りっぱなしがなくなる
- ・困りごとを早い段階で拾い、大きな不満になる前に対応できる
- ・追加注文や紹介につながる会話が増える
自社の負担を、数字で確認してみましょう
以下の3つを入力すると、月にどのくらいの時間が使われているかが分かります。
※入力値をもとにした目安です(20営業日換算)。実際の負担は状況により異なります。
仕組みは、組み合わせるとさらに強くなる
組み合わせるとできること
この仕組みは単体でも役立ちますが、関連する仕組みと組み合わせることで、さらに大きな効果を生み出せます。
納品・購入後に、フォロー連絡が自動で届く仕組み
実践編 — もう少し詳しく知りたい方へ開く
まず何をする？
納品後・購入後に連絡すると効果がありそうな節目(日数)を2〜3つ決める
節目ごとに聞きたいこと・伝えたいことを一言ずつ決める
たとえば
納品の1週間後に「お困りごとはありませんか」、3か月後に「追加のご要望は ありませんか」という連絡が自動で用意されれば、売りっぱなしにならずに済みます。
使える方法(手軽 → 本格的)
納品日から連絡日を計算した予定表を作り、毎日確認して連絡する。
節目の日が来たら、対象の顧客と連絡内容の案を担当者へ自動で知らせる。
連絡での返答を記録し、追加の要望や困りごとを次の提案の材料にする。
小さく始めるなら
最初は文面の自動作成や返答の分析は不要です。節目を1つだけ決め、 対象の顧客が毎日確認できる状態にするところから始めます。
やってはいけないこと
全顧客に同じ内容を機械的に送り続けること。 節目と目的を絞らないと、顧客にとってただの営業メールになります。
ここまでは、自社でも始めやすい範囲です
しかし、これを「会社として回る仕組み」にしていくと、次のような設計上の論点が出てきます。
- ・商品や顧客の種類によって、適切な節目や連絡手段(電話・メール)が違う点を整理する必要がある
- ・大口顧客は営業担当の個別連絡、その他は定型連絡など、対応の分け方を決める必要がある
- ・顧客から出た不満や要望を、誰がどこへつなぐかの流れを決める必要がある
ここから先は、「情報を並べる」ではなく「仕組みとして設計する」フェーズです。
仕組みの「設計」が必要です
月の納品件数が少なく、予定表を目視で見ても連絡を漏らさない場合。 実践編の内容だけで十分回ります。ただし、次のうち当てはまるものをタップしてみてください。
関連する仕組み
この仕組みとあわせて検討されやすい改善例です。
実際の改善事例も公開しています。月約8時間かかっていた確認・転記作業を約5分まで短縮した事例など、実際の支援内容と改善結果を掲載しています。
支援実績を見る →Arvixに相談すると
Arvixは、ツールを売る会社ではなく、仕事が回る仕組みを一緒に設計・実装する会社です。
今の仕事の流れと、何を管理すべきかを整理する
案件ごとに必要な情報を洗い出す
状態の定義・判断基準・更新ルールを設計する
誰が何を担当し、何を見られるようにするかを決める
最初にどこまで作るか(小さく始める範囲)を決める
将来、他の仕組みとどうつなげられるかを整理する
じゃあ、何から
始めればいい？
「納品・購入後に、フォロー連絡が自動で届く仕組み」について、
自社の場合を整理してみませんか？
貴社の状況に合わせて、最適な進め方をご提案します。