仕組み図鑑｜103の業務改善例より
手作業・効率その他時間削減見える化現場写真と作業報告が、その場でスマホから登録される仕組み
現場で撮った写真と作業内容の報告を、スマホからその場で登録できるようにし、帰社後のまとめ作業や写真の紛失をなくす仕組みの作り方を解説します。
導入で、ここまで変わります
- ・現場写真をスマホに溜め帰社後パソコンへ移してまとめている
- ・どの案件・現場の写真か後から分からなくなることがある
- ・写真整理と合わせ報告書作成に時間がかかる
- ・現場から離れないと関係者と共有できない
- ・写真と報告がその場で案件に紐づいて登録される
- ・どの案件の写真か迷わなくなる
- ・報告書作成の時間が大幅に減る
- ・現場にいる間に関係者と状況を共有できる
仕組みの詳細を見る — なぜ起きるのか、どう作るのか開く
現場で撮った写真と作業内容を、その場でスマホから 案件・場所に紐づけて登録できる状態にします。
こんな困りごとに
- ・現場で撮った写真をスマホに溜めておき、帰社後にパソコンへ移して報告書にまとめている
- ・どの写真がどの案件・現場のものか、後から見返すと分からなくなることがある
- ・作業報告書の作成に、写真の整理と合わせて時間がかかっている
- ・現場から離れた後でないと、写真や報告の内容を関係者と共有できない
なぜ起きるのか
- ・写真整理が帰社後の作業になる
- ・どの案件の写真か分からなくなる
- ・現場から即座に共有できない
どんな仕組みにするか
- ・写真と報告を案件に紐づける
- ・現場でその場から登録する
- ・事務所側へ即時共有する
期待できる変化
- ・報告書作成にかかる時間が減る
- ・写真の紛失・迷子がなくなる
- ・現場の状況をリアルタイムで共有できる
自社の負担を、数字で確認してみましょう
以下の3つを入力すると、月にどのくらいの時間が使われているかが分かります。
※入力値をもとにした目安です(20営業日換算)。実際の負担は状況により異なります。
仕組みは、組み合わせるとさらに強くなる
組み合わせるとできること
この仕組みは単体でも役立ちますが、関連する仕組みと組み合わせることで、さらに大きな効果を生み出せます。
現場写真と作業報告が、その場でスマホから登録される仕組み
実践編 — もう少し詳しく知りたい方へ開く
まず何をする？
現在、現場写真と作業報告をどのタイミング・方法でまとめているかを確認する
写真をどの単位(案件・現場・工程など)に紐づけたいかを整理する
たとえば
現場で撮った写真をその場で案件に紐づけて登録すれば、 帰社後の写真整理や報告書作成の手間がなくなります。
使える方法(手軽 → 本格的)
現場でスマホ撮影し、帰社後にパソコンへ移して報告書を作成する。
現場でスマホアプリから写真と作業内容を案件に紐づけて登録する。
登録した写真と報告が、事務所側にもリアルタイムで共有される。
小さく始めるなら
まずは報告書作成の負担が大きい1つの作業種別だけを対象に、その場登録を試すところから始めます。
やってはいけないこと
すべての現場作業を細かく撮影・報告させようとすること。 まずは報告書作成の負担が大きい作業から対象にします。
ここまでは、自社でも始めやすい範囲です
しかし、これを「会社として回る仕組み」にしていくと、次のような設計上の論点が出てきます。
- ・現場の通信環境が悪い場合の登録・同期方法をどうするか検討する必要がある
- ・写真の保存容量・保管期間をどう管理するかの方針を決める必要がある
- ・案件・現場の識別方法(選択式かQRコードかなど)をどう設計するかの判断が必要になる
- ・撮影した写真に写り込む個人情報・機密情報への配慮を検討する必要がある
ここから先は、「情報を並べる」ではなく「仕組みとして設計する」フェーズです。
仕組みの「設計」が必要です
現場数・写真の点数が少なく、帰社後のまとめ作業でも負担が大きくない場合。 実践編の内容だけで十分回ります。ただし、次のうち当てはまるものをタップしてみてください。
関連する仕組み
この仕組みとあわせて検討されやすい改善例です。
実際の改善事例も公開しています。月約8時間かかっていた確認・転記作業を約5分まで短縮した事例など、実際の支援内容と改善結果を掲載しています。
支援実績を見る →Arvixに相談すると
Arvixは、ツールを売る会社ではなく、仕事が回る仕組みを一緒に設計・実装する会社です。
今の仕事の流れと、何を管理すべきかを整理する
案件ごとに必要な情報を洗い出す
状態の定義・判断基準・更新ルールを設計する
誰が何を担当し、何を見られるようにするかを決める
最初にどこまで作るか(小さく始める範囲)を決める
将来、他の仕組みとどうつなげられるかを整理する
じゃあ、何から
始めればいい？
「現場写真と作業報告が、その場でスマホから登録される仕組み」について、
自社の場合を整理してみませんか？
貴社の状況に合わせて、最適な進め方をご提案します。