仕組み図鑑｜103の業務改善例より
情報の持ち方案件・プロジェクト管理時間削減ミス削減見積内容を受注後の案件情報へ引き継ぐ仕組み
見積内容を受注確定と同時に案件情報として自動登録し、案件着手までの入力の手間や見積内容とのずれをなくす仕組みの作り方を解説します。
導入で、ここまで変わります
- ・見積が受注に決まった後、案件情報を改めて入力し直している
- ・見積書と案件管理の内容が微妙にずれることがある
- ・案件着手までに時間がかかる
- ・見積作成者と案件担当者間で情報が正しく引き継がれないことがある
- ・受注確定と同時に案件情報が自動で作られる
- ・見積内容と案件情報が常に一致する
- ・案件着手までの準備時間が短縮される
- ・誰が見ても同じ情報から案件がスタートする
仕組みの詳細を見る — なぜ起きるのか、どう作るのか開く
見積書の項目と案件情報の項目を対応づけ、受注確定をきっかけに 見積内容をそのまま案件情報として自動登録します。
こんな困りごとに
- ・見積が受注に決まった後、案件情報(案件名・担当者・金額・納期など)を改めて入力し直している
- ・見積書に書いた内容と、案件管理システムに登録する内容が微妙にずれることがある
- ・見積の内容を確認しながら案件情報を作るため、案件着手までに時間がかかる
- ・見積作成者と案件担当者が違う場合、情報が正しく引き継がれないことがある
なぜ起きるのか
- ・見積と案件情報が別システム
- ・受注確定時の引き継ぎが手作業
- ・見積作成者と案件担当者が別
どんな仕組みにするか
- ・見積項目と案件項目を対応づけ
- ・受注確定をきっかけに自動登録
- ・追加情報だけ受注後に追記
期待できる変化
- ・案件登録にかかる時間が減る
- ・見積内容と案件情報のずれがなくなる
- ・案件着手までのリードタイムが縮まる
自社の負担を、数字で確認してみましょう
以下の3つを入力すると、月にどのくらいの時間が使われているかが分かります。
※入力値をもとにした目安です(20営業日換算)。実際の負担は状況により異なります。
仕組みは、組み合わせるとさらに強くなる
組み合わせるとできること
この仕組みは単体でも役立ちますが、関連する仕組みと組み合わせることで、さらに大きな効果を生み出せます。
実践編 — もう少し詳しく知りたい方へ開く
まず何をする？
見積書に含まれる項目と、案件情報として管理すべき項目を突き合わせる
見積が受注に確定するタイミングで何をきっかけに案件を起票するかを決める
たとえば
見積が受注に決まった瞬間に、見積内容がそのまま案件情報として登録されれば、 案件着手までの準備時間が短縮されます。
使える方法(手軽 → 本格的)
受注確定時に見積書の内容を見ながら案件情報欄へ転記する。
見積書と案件情報で使う項目名・形式を揃え、コピーしやすくする。
受注確定操作をきっかけに、見積内容がそのまま案件情報として自動登録される。
小さく始めるなら
まずは標準的な見積パターン(単一商材・単一担当者など)だけを対象に、 自動引き継ぎを試すところから始めます。
やってはいけないこと
見積の全項目を無理に案件情報へ引き継ごうとすること。 案件管理に本当に必要な項目だけに絞ります。
ここまでは、自社でも始めやすい範囲です
しかし、これを「会社として回る仕組み」にしていくと、次のような設計上の論点が出てきます。
- ・見積内容が受注後に変更される場合(値引き・仕様変更など)の反映ルールを決める必要がある
- ・見積作成時にはない項目(実担当者・社内コードなど)をいつ誰が追記するかの運用を整理する必要がある
- ・複数の見積が統合されて1つの案件になる場合の対応方法を検討する必要がある
- ・見積システムと案件管理システムの登録情報(得意先・商品等)の対応関係を維持する必要がある
ここから先は、「情報を並べる」ではなく「仕組みとして設計する」フェーズです。
仕組みの「設計」が必要です
案件数が少なく、見積書を見ながらの転記でも運用できる場合。 実践編の内容だけで十分回ります。ただし、次のうち当てはまるものをタップしてみてください。
関連する仕組み
この仕組みとあわせて検討されやすい改善例です。
実際の改善事例も公開しています。月約8時間かかっていた確認・転記作業を約5分まで短縮した事例など、実際の支援内容と改善結果を掲載しています。
支援実績を見る →Arvixに相談すると
Arvixは、ツールを売る会社ではなく、仕事が回る仕組みを一緒に設計・実装する会社です。
今の仕事の流れと、何を管理すべきかを整理する
案件ごとに必要な情報を洗い出す
状態の定義・判断基準・更新ルールを設計する
誰が何を担当し、何を見られるようにするかを決める
最初にどこまで作るか(小さく始める範囲)を決める
将来、他の仕組みとどうつなげられるかを整理する
じゃあ、何から
始めればいい？
「見積内容を受注後の案件情報へ引き継ぐ仕組み」について、
自社の場合を整理してみませんか？
貴社の状況に合わせて、最適な進め方をご提案します。