仕組み図鑑｜103の業務改善例より
手作業・効率営業・顧客管理売上につなげる決めたことが実行される商談後の次の連絡が、期限つきで管理される仕組み
商談ごとに「次に誰がいつ何をするか」を必ず記録し、期限を過ぎた案件に気づけるようにして、フォロー漏れによる失注を防ぐ仕組みの作り方を解説します。
導入で、ここまで変わります
- ・次の連絡の約束を、頭の中だけで覚えている
- ・見積を出したまま、返事待ちで日が過ぎる
- ・担当者が変わると、次にすることが分からなくなる
- ・商談ごとに次の行動と期限が残る
- ・期限切れの案件にすぐ気づける
- ・担当が変わっても、そのまま引き継げる
仕組みの詳細を見る — なぜ起きるのか、どう作るのか開く
商談ごとに「次の連絡の内容と期限」を必ず残し、期限を過ぎた 案件を、担当者と上長が一覧で見つけられる状態にします。
こんな困りごとに
- ・商談のあと、次に連絡する約束を担当者の頭の中だけで覚えている
- ・見積を出したまま、返事を待つだけで日が過ぎてしまうことがある
- ・忙しい時期は、追いかけるべき案件が後回しになる
- ・担当者が変わったとき、「次にすること」が引き継がれない
なぜ起きるのか
- ・次の行動を記録する欄がない
- ・期限が担当者の記憶頼り
- ・忙しいと追客が後回しになる
どんな仕組みにするか
- ・次の行動と期限を必須入力
- ・期限切れ・予定なしを抽出
- ・担当者と上長へ通知
期待できる変化
- ・商談のフォロー漏れによる失注が減る
- ・上長が案件の停滞に早く気づける
- ・担当者が変わっても、案件の進行が止まらない
自社の負担を、数字で確認してみましょう
以下の3つを入力すると、月にどのくらいの時間が使われているかが分かります。
※入力値をもとにした目安です(20営業日換算)。実際の負担は状況により異なります。
仕組みは、組み合わせるとさらに強くなる
組み合わせるとできること
この仕組みは単体でも役立ちますが、関連する仕組みと組み合わせることで、さらに大きな効果を生み出せます。
実践編 — もう少し詳しく知りたい方へ開く
まず何をする？
進行中の商談の一覧に、「次にやること」と「その期限」の欄を足す
商談を記録する際、その2項目を必ず埋めることを担当者で決める
たとえば
商談を記録するときに「来週水曜に見積の返事を確認する」まで残しておけば、 当日にその案件が一覧に上がり、追いかけ忘れが起きません。
使える方法(手軽 → 本格的)
商談の一覧に「次にやること」「期限」の欄を足し、毎朝、期限の近い順に確認する。
期限を過ぎた案件を、担当者と上長へ自動で知らせる。
次の予定が空欄の案件や、期限切れが続く案件を、上長が週次で一覧で確認できるようにする。
小さく始めるなら
最初は自動通知は不要です。商談の一覧に2つの欄を足し、 毎朝の朝礼で期限切れがないかを見るところから始めます。
やってはいけないこと
期限だけを設定して、次にやることを書かないこと。 期限が来ても「何をするのか」が分からず、結局後回しになります。
ここまでは、自社でも始めやすい範囲です
しかし、これを「会社として回る仕組み」にしていくと、次のような設計上の論点が出てきます。
- ・商談の入力を、営業担当の負担にしない運用を考える必要がある
- ・「次の行動」が長期間先になる案件(検討中など)の扱いを決める必要がある
- ・複数の担当者が関わる商談での、期限の責任の所在を整理する必要がある
ここから先は、「情報を並べる」ではなく「仕組みとして設計する」フェーズです。
仕組みの「設計」が必要です
進行中の商談が数件で、担当者がすべての予定を把握できている場合。 実践編の内容だけで十分回ります。ただし、次のうち当てはまるものをタップしてみてください。
関連する仕組み
この仕組みとあわせて検討されやすい改善例です。
実際の改善事例も公開しています。月約8時間かかっていた確認・転記作業を約5分まで短縮した事例など、実際の支援内容と改善結果を掲載しています。
支援実績を見る →Arvixに相談すると
Arvixは、ツールを売る会社ではなく、仕事が回る仕組みを一緒に設計・実装する会社です。
今の仕事の流れと、何を管理すべきかを整理する
案件ごとに必要な情報を洗い出す
状態の定義・判断基準・更新ルールを設計する
誰が何を担当し、何を見られるようにするかを決める
最初にどこまで作るか(小さく始める範囲)を決める
将来、他の仕組みとどうつなげられるかを整理する
じゃあ、何から
始めればいい？
「商談後の次の連絡が、期限つきで管理される仕組み」について、
自社の場合を整理してみませんか？
貴社の状況に合わせて、最適な進め方をご提案します。