仕組み図鑑｜103の業務改善例より
情報の持ち方総務・バックオフィス時間削減ミス削減メールで届いた依頼内容を管理表へ自動で転記する仕組み
依頼メールの内容を目視で確認しながら管理表へ転記する作業をなくし、メール受信をきっかけに依頼主・内容・希望納期を自動で反映する仕組みの作り方を解説します。
導入で、ここまで変わります
- ・依頼メールの内容を目視で確認しながら管理表へ転記している
- ・メールの文面がバラバラで探すのに時間がかかる
- ・転記を後回しにして対応漏れが起きる
- ・複数人が同じメールを別々に記録してしまう
- ・依頼メールの内容が管理表へ自動で反映される
- ・誰が見ても同じ管理表で状況が分かる
- ・対応漏れが減る
- ・二重記録がなくなる
仕組みの詳細を見る — なぜ起きるのか、どう作るのか開く
依頼メールの受信をきっかけに、依頼主・内容・希望納期などの項目を 抽出し、管理表へ自動で反映します。
こんな困りごとに
- ・取引先や社内から届く依頼メールの内容を、毎回目視で確認しながら管理表へ転記している
- ・メールの文面が担当者ごとにバラバラで、どこに何が書いてあるか探すのに時間がかかる
- ・転記を後回しにして、依頼の対応漏れが発生する
- ・複数人が同じメールを見て、それぞれ別々に管理表へ記録してしまうことがある
なぜ起きるのか
- ・依頼メールの書式がバラバラ
- ・転記が目視・手作業に依存
- ・誰が転記したか分かりにくい
どんな仕組みにするか
- ・メール受信をきっかけに抽出
- ・管理表へ自動で反映
- ・抽出できない分は手動で補完
期待できる変化
- ・依頼メールの転記時間が減る
- ・対応漏れが減る
- ・二重記録がなくなる
自社の負担を、数字で確認してみましょう
以下の3つを入力すると、月にどのくらいの時間が使われているかが分かります。
※入力値をもとにした目安です(20営業日換算)。実際の負担は状況により異なります。
実践編 — もう少し詳しく知りたい方へ開く
まず何をする？
依頼メールでよく使われる項目(依頼主・内容・希望納期など)を洗い出す
管理表に必要な項目と、メール本文のどこに対応する情報があるかを整理する
たとえば
依頼メールが届いた瞬間に、依頼主・内容・希望納期が管理表の1行として 自動的に追加されれば、メールを探しながら転記する手間がなくなります。
使える方法(手軽 → 本格的)
依頼メールを専用アドレスに集約し、内容を目視確認しながら管理表へ転記する。
定型フォーマットのメールから、依頼主・内容などを自動的に抜き出して下書きを作る。
メール受信をきっかけに、内容が直接管理表へ登録される。
小さく始めるなら
まずは定型フォーマットの依頼メール(社内申請など)1種類だけを対象に、 自動抽出を試すところから始めます。
やってはいけないこと
すべての依頼メールを完璧に自動抽出しようとすること。 まずは定型的な依頼メール(決まったフォーマットのもの)から始めます。
ここまでは、自社でも始めやすい範囲です
しかし、これを「会社として回る仕組み」にしていくと、次のような設計上の論点が出てきます。
- ・定型フォーマットではない依頼メールへの対応範囲(どこまで自動化するか)を決める必要がある
- ・誤抽出を防ぐための確認フロー(誰が最終確認するか)を設計する必要がある
- ・複数の依頼窓口(メール・チャット・電話)がある場合の統合方法を検討する必要がある
- ・依頼内容に個人情報が含まれる場合の管理表側のアクセス権限を整理する必要がある
ここから先は、「情報を並べる」ではなく「仕組みとして設計する」フェーズです。
仕組みの「設計」が必要です
依頼メールの件数・フォーマットが少なく、専用受信箱での目視転記でも回せる場合。 実践編の内容だけで十分回ります。ただし、次のうち当てはまるものをタップしてみてください。
関連する仕組み
この仕組みとあわせて検討されやすい改善例です。
実際の改善事例も公開しています。月約8時間かかっていた確認・転記作業を約5分まで短縮した事例など、実際の支援内容と改善結果を掲載しています。
支援実績を見る →Arvixに相談すると
Arvixは、ツールを売る会社ではなく、仕事が回る仕組みを一緒に設計・実装する会社です。
今の仕事の流れと、何を管理すべきかを整理する
案件ごとに必要な情報を洗い出す
状態の定義・判断基準・更新ルールを設計する
誰が何を担当し、何を見られるようにするかを決める
最初にどこまで作るか(小さく始める範囲)を決める
将来、他の仕組みとどうつなげられるかを整理する
じゃあ、何から
始めればいい？
「メールで届いた依頼内容を管理表へ自動で転記する仕組み」について、
自社の場合を整理してみませんか？
貴社の状況に合わせて、最適な進め方をご提案します。