仕組み図鑑｜103の業務改善例より
情報の持ち方営業・顧客管理時間削減ミス削減契約条件の最新内容をすぐ確認できる仕組み
契約更新や覚書で変わった契約条件を1つのサマリーにまとめ、今の条件をすぐ確認できるようにする仕組みの作り方を解説します。
導入で、ここまで変わります
- ・契約更新のたびに覚書が追加され、元の契約書とは別に保管される
- ・今の契約条件を確認するのに複数の文書を見比べる必要がある
- ・担当者によって最新条件の認識がずれる
- ・契約更新のタイミングを見落とし古い条件のまま取引を続ける
- ・サマリーを見れば現在の契約条件がすぐ分かる
- ・文書を何枚も見比べる必要がなくなる
- ・担当者間で認識がそろう
- ・契約更新のタイミングにも気づきやすくなる
仕組みの詳細を見る — なぜ起きるのか、どう作るのか開く
契約ごとに「現在有効な条件」だけをまとめたサマリーを作り、 契約書・覚書が更新されるたびにそこを更新します。
こんな困りごとに
- ・契約更新や条件変更のたびに、覚書や念書が追加されるが、元の契約書とは別に保管されている
- ・「今の契約条件」を確認するのに、複数の契約書・覚書を見比べる必要がある
- ・担当者によって、どの覚書が最新の条件かの認識がずれることがある
- ・契約更新のタイミングを見落とし、古い条件のまま取引を続けてしまうことがある
なぜ起きるのか
- ・契約更新のたびに文書が増える
- ・現在の条件が一目で分からない
- ・覚書の管理が属人化
どんな仕組みにするか
- ・現在の条件だけのサマリーを作る
- ・更新のたびにサマリーを更新
- ・過去の文書は履歴として保管
期待できる変化
- ・契約条件の確認にかかる時間が減る
- ・認識のズレによるトラブルが減る
- ・契約更新のタイミングに気づきやすくなる
自社の負担を、数字で確認してみましょう
以下の3つを入力すると、月にどのくらいの時間が使われているかが分かります。
※入力値をもとにした目安です(20営業日換算)。実際の負担は状況により異なります。
仕組みは、組み合わせるとさらに強くなる
組み合わせるとできること
この仕組みは単体でも役立ちますが、関連する仕組みと組み合わせることで、さらに大きな効果を生み出せます。
実践編 — もう少し詳しく知りたい方へ開く
まず何をする？
契約書・覚書がどのように保管され、更新がどう記録されているかを洗い出す
契約ごとに「現在有効な条件」を示す最低限の項目(金額・期間・特約など)を決める
たとえば
契約先名で検索すれば、現在有効な金額・期間・特約条件がすぐ分かれば、 契約書や覚書を何枚も見比べる必要がなくなります。
使える方法(手軽 → 本格的)
契約書・覚書の内容を確認し、現在有効な条件だけをまとめた1枚のサマリーを作る。
契約ごとに現在の条件・更新履歴を1つの台帳で管理する。
覚書や契約更新があった際、契約管理台帳の「現在の条件」欄が自動的に更新される。
小さく始めるなら
まずは主要な取引先の契約だけを対象に、現在条件サマリーの作成を試すところから始めます。
やってはいけないこと
過去の契約書をすべて1つの文書に統合し直そうとすること。 まずは「今の条件」だけを別枠でまとめます。
ここまでは、自社でも始めやすい範囲です
しかし、これを「会社として回る仕組み」にしていくと、次のような設計上の論点が出てきます。
- ・契約更新・覚書の追加を誰がサマリーに反映する責任を持つかを決める必要がある
- ・法務・契約審査が関わる場合の承認フローとの連携を検討する必要がある
- ・契約終了・自動更新のタイミングをどう検知し通知するかの仕組みが必要になる
- ・複数の契約が絡み合う取引先の場合、サマリーの粒度をどう設計するかが課題になる
ここから先は、「情報を並べる」ではなく「仕組みとして設計する」フェーズです。
仕組みの「設計」が必要です
契約件数が少なく、契約条件サマリーを都度更新するだけでも運用できる場合。 実践編の内容だけで十分回ります。ただし、次のうち当てはまるものをタップしてみてください。
関連する仕組み
この仕組みとあわせて検討されやすい改善例です。
実際の改善事例も公開しています。月約8時間かかっていた確認・転記作業を約5分まで短縮した事例など、実際の支援内容と改善結果を掲載しています。
支援実績を見る →Arvixに相談すると
Arvixは、ツールを売る会社ではなく、仕事が回る仕組みを一緒に設計・実装する会社です。
今の仕事の流れと、何を管理すべきかを整理する
案件ごとに必要な情報を洗い出す
状態の定義・判断基準・更新ルールを設計する
誰が何を担当し、何を見られるようにするかを決める
最初にどこまで作るか(小さく始める範囲)を決める
将来、他の仕組みとどうつなげられるかを整理する
じゃあ、何から
始めればいい？
「契約条件の最新内容をすぐ確認できる仕組み」について、
自社の場合を整理してみませんか？
貴社の状況に合わせて、最適な進め方をご提案します。