T08 ／ 進捗や今の状況が見えない
仕事の進め方誰が何をしているのか分からない。どう見えるようにする？
ANSWER
最低でも、 担当者 状態 期限 を同じ場所で確認できるようにします。
よくある状態
- 定例会議のたびに、案件の進捗を一件ずつ口頭で確認している
- 担当者本人に聞かないと、今どこまで進んでいるか分からない
- 対応が止まっている案件があっても、誰も気づかない
- 納期の直前になって、初めて遅れに気づく
なぜ起きる？
「進捗」という情報を記録する場所や、 更新するタイミングが決まっていないためです。
どう考えればいい？
まず仕事の状態を定義します。 例： 受付 対応中 確認待ち 完了 など。
たとえば
たとえば案件対応であれば、「受付」「対応中」「確認待ち」「完了」のように 状態を決め、案件ごとにどの状態かを一覧で分かるようにします。 「確認待ち」のまま長期間動いていない案件が一目で分かれば、 納期直前ではなく早い段階で遅れに気づけます。
まず何をする？
- 一つの業務について、「今どんな状態があるか」を書き出す。
やってはいけないこと
細かすぎるステータスを大量に作ること。
どんな方法が使える？
スプレッドシート
案件と状態を一覧で管理する、最も手軽な方法。
タスク管理
個人・チーム単位の作業の進捗を管理する。
案件管理
案件ごとの状態・担当者・期限をまとめて管理する。
AppSheet
ノーコードで、状態を更新できる簡易な画面をつくる。
システム
業務に合わせた進捗管理の仕組みを専用に用意する。
ダッシュボード
全体の進捗状況を一目で見られるようにする。
自社だけでできる場合
案件数や担当者数が少ない場合。
外部支援を検討した方がいい場合
複数業務・複数部署をまたいで進捗を管理する場合。