T07 ／ 確認・連絡・問い合わせが多い
仕事の進め方「これどうなってる？」を減らすには？
ANSWER
必要な情報を、 人に聞かなくても分かる状態にします。 確認そのものを速くするより、 確認が必要なくなる状態を考えます。
よくある状態
- 顧客や上司から、進捗確認の電話が1日に何度もかかってくる
- 些細なことでも、その都度上司に確認を取っている
- 同じような質問を、色々な人から繰り返し受ける
- チャットで「あれどうなってますか」というやり取りが飛び交う
なぜ起きる？
必要な情報が、 人の頭 個人メール 個人Excel などにあるためです。
どう考えればいい？
「何を確認しているか」を調べます。 確認される内容が毎回同じなら、 その情報を見える状態にできる可能性があります。
たとえば
たとえば「あの案件、今どうなっていますか」という質問が繰り返されるなら、 案件ごとの状態(対応中・確認待ちなど)を一覧で見える形にするだけで、 同じ質問に毎回答える時間を減らせます。
まず何をする？
- 1週間、よく受ける質問を記録する。それだけで改善候補が見つかることがある。
やってはいけないこと
チャットツールを増やして 連絡を速くするだけ。
どんな方法が使える？
共有台帳
誰が見ても状況が分かる一覧を用意する。
ステータス管理
案件や作業の状態を、決まった区分で管理する。
FAQ
繰り返される質問と回答をまとめておく。
通知
状態が変わったタイミングで、関係者に自動で知らせる。
ダッシュボード
複数の状況をまとめて、一目で確認できるようにする。
業務システム
確認したい情報を、システムの画面から直接見られるようにする。
自社だけでできる場合
確認内容が定型的な場合。
外部支援を検討した方がいい場合
複数の情報を組み合わせないと答えられない場合。