T16 ／ 承認・判断が特定の人に集中している
仕組み・経営何でも社長や上司の確認待ちになる。減らせる？
ANSWER
「誰が判断するか」だけではなく、 「どこまでなら自分で判断していいか」 を決めます。
よくある状態
- 小さな判断でも、最終的にはすべて社長の確認が必要になっている
- 上司が不在の間、案件の判断が止まってしまう
- ごくわずかな値引きでも、承認のプロセスを通す必要がある
- 承認・判断を待っている間、案件全体が止まってしまう
なぜ起きる？
判断基準や権限の範囲が 明確になっていないためです。 結果として、 最も責任のある人へ判断が集まります。
どう考えればいい？
判断を、 自分で決めてよい 条件内なら決めてよい 上司確認が必要 に分けます。
たとえば
たとえば値引きの承認であれば、「◯%までは担当者の判断でよい」 「それ以上は上司の確認が必要」のように、金額や割合で線引きをします。 ルール化できる判断は現場に権限を渡し、本当に個別の判断が必要なものだけを 上司や社長に残します。
まず何をする？
- 社長や上司へ1週間で持ち込まれた確認を記録する。同じ種類の判断が繰り返されていれば、ルール化できる可能性がある。
やってはいけないこと
単に承認ボタンを電子化すること。 承認が必要な理由が変わらなければ、 待ち時間も大きくは変わりません。
どんな方法が使える？
判断基準
どこまでを現場の判断に任せてよいか、条件を明文化する。
権限ルール
役職・金額などに応じて、誰がどこまで決められるかを決める。
承認金額
金額の大小で、承認が必要な範囲を線引きする。
ワークフロー
承認の流れをシステム上で自動的に回す。
自動通知
承認が必要なタイミングで、担当者へ自動で知らせる。
監査ログ
誰が、いつ、何を承認したかを記録し、後から確認できるようにする。
自社だけでできる場合
繰り返される判断に明確な条件がある場合。
外部支援を検討した方がいい場合
判断基準が経験に依存していたり、複数部署の責任範囲整理が必要な場合。