T02 ／ 情報があちこちに散らばる
情報の持ち方必要な情報があちこちにある。どう整理したらいい？
ANSWER
すべての情報を無理に一か所へ集めるのではなく、 「何の情報を、どこで管理するのか」 を決めます。 情報にも住所を決めるイメージです。
よくある状態
- 顧客情報は営業担当のExcelに入っている
- 打ち合わせ内容は担当者宛のメール本文の中にある
- 最新の進捗はチャットのやり取りの中にしかない
- 契約書はGoogle Driveのどこかにあるはずだが、すぐには出てこない
- 細かいメモは担当者個人のPCやノートにしかない
- 過去の経緯は担当者の記憶だけが頼り
なぜ起きる？
仕事をするたびに、 その場で使いやすい場所へ情報を保存していくためです。 一つ一つを見ると間違いではありません。 しかし時間が経つと、 「この情報はどこを見るのが正しいのか」 が分からなくなります。たとえば新しく担当になった人が、 ある顧客とのこれまでの経緯を知ろうとすると、 Excel・メール・チャット・Driveの4か所を順番に見て回る、 ということが起こります。
どう考えればいい？
情報の種類ごとに、 - 顧客情報 - 案件情報 - 契約情報 - 作業記録 - 会議記録 - 経営数値 などを整理し、 それぞれの正しい置き場所を決めます。 何でも一つの巨大なファイルへ入れる必要はありません。
たとえば
たとえば顧客対応であれば、顧客の基本情報は顧客管理のExcel(またはSaaS)、 進行中のやり取りはチャットの該当チャンネル、契約書はDriveの契約書フォルダ、 というように情報の種類ごとに「ここを見ればいい」という場所を決めます。 新しく入ったメンバーに対して、迷ったらどこを見ればいいかを 一言で説明できる状態を、最初の目安にするとよいです。
まず何をする？
- 仕事で使っている情報の種類を洗い出す。
- 現在どこに保存されているか確認する。
- 情報ごとに「ここを見る」と言える場所を決める。
やってはいけないこと
とりあえず全部をDriveへ移す、 全部をNotionへ入れる、 といった「場所だけ変える整理」。 置き場所のルールがなければ、 新しい場所でもまた散らばります。
どんな方法が使える？
情報の種類ごとに、迷わずたどり着ける階層とルールを決める。
顧客名・案件名・日付などの型を揃え、検索しやすくする。
部署・案件単位で共有フォルダを整理し、個人PCに情報を残さない。
一覧性の高い情報をまとめて、誰でも見に行けるようにする。
顧客管理・案件管理などの情報を、専用サービスに集約する。
決まった形式のデータを、長期的に蓄積・検索できるようにする。
契約書・規定など、正式な文書をバージョン管理する。
複数の保存場所を横断して、必要な情報を検索できるようにする。
自然な文章の質問から、社内に散らばる情報を探し出す。
保存場所が数か所程度で、関係者も少ない場合。
部署や業務ごとに情報管理方法が異なり、どこを正しい場所とすべきか決めにくい場合。