T14 ／ システム同士がつながっていない
仕組み・経営システムからシステムへ手入力している。つなげられる？
ANSWER
まず、 どのシステムがどの情報を持つのか を決めます。 そのうえで必要な情報だけを連携します。
よくある状態
- 販売管理システムの内容を、会計システムへもう一度入力している
- SaaSに登録した内容を、Excelへ手作業でコピーしている
- 同じ顧客の情報を、複数のサービスへそれぞれ登録している
- CSVを一方から出力し、もう一方へ毎回手作業で取り込んでいる
なぜ起きる？
それぞれのシステムが 独立して導入されているためです。
どう考えればいい？
いきなりすべてを接続するのではなく、 「何を連携すれば人の作業がなくなるか」 を考えます。
たとえば
たとえば販売管理システムの受注情報を、会計システムへ手入力しているケースであれば、 まず「販売管理システムを受注情報の正とする」と決めます。 そのうえで、会計システムが対応しているCSV取り込みやAPI連携を使って、 再入力そのものをなくせないか検討します。
まず何をする？
- システム間で人が運んでいる情報を書き出す。
やってはいけないこと
目的もなく、 すべてのデータを同期すること。
どんな方法が使える？
API
システム同士を直接つなぎ、リアルタイムに近い形で連携する。
Webhook
一方の変更をきっかけに、もう一方へ自動で通知・反映する。
CSV
定期的にデータを書き出し・取り込みしてつなぐ。
GAS
スプレッドシートを介した、簡易な連携をつくる。
ETL
複数システムのデータを取り出し・変換し、まとめる。
RPA
連携機能がないシステムを、画面操作の自動化でつなぐ。
独自連携
標準機能で対応できない場合に、専用の連携を開発する。
自社だけでできる場合
標準APIやCSV連携が用意されている場合。
外部支援を検討した方がいい場合
どちらを正しい情報として扱うか判断が必要な場合。