T01 ／ 二重入力・転記
情報の持ち方同じ内容を何度も入力している。どうしたらいい？
ANSWER
同じ情報は、できるだけ一度だけ入力し、 ほかの帳票や一覧ではその情報を使うようにします。 二重入力があるとき、 「入力を速くする方法」を考える前に、 そもそもなぜ同じ情報を何度も入力しているのか を確認することが大切です。
よくある状態
- 得意先名や住所を、営業用・請求用・案件管理用など複数のExcelに入力している
- 受注内容をメールからExcelへ、さらに別のExcelへと2段階で転記している
- Excelに入力した内容を、会計システムや勤怠システムにも同じ内容で入力している
- 紙の伝票に書いた内容を、あとからまとめてPCへ入力している
- 同じ数字（売上・件数など）を、複数の報告資料へ手作業でコピーしている
なぜ起きる？
同じ情報を、 それぞれのファイルやシステムが別々に持っているためです。 たとえば得意先名を、 営業用Excel 請求用Excel 案件管理Excel の3か所へ直接入力していれば、 社名が変わったときに3か所すべて直す必要があります。 得意先の異動・社名変更・担当者交代が月に数件あるだけでも、 「3か所 × 件数」の修正作業が毎月発生することになります。 問題は入力作業の手間だけではなく、 「どの情報が正しいのか」 が分からなくなることにもあります。3つのExcelのうち1つだけ直し忘れると、 請求書の宛名や金額が古いままになり、後から気づいて修正する二度手間も生まれます。
どう考えればいい？
まず、 「この情報は、どこを正しい情報として管理するのか」 を決めます。 たとえば得意先情報であれば、案件管理Excel・請求システム・会計システムのうち どれか1つを「正」と決め、残りはそこから参照する側に回します。 そこへ一度登録した情報を、 ほかの帳票・一覧・システムが利用できないか考えます。 すべてを一つのシステムにまとめる必要はありません。 重要なのは、 同じ情報を複数の場所で別々に管理しない ことです。
たとえば
たとえば、得意先名を営業用Excel・請求用Excel・案件管理Excelの3か所に それぞれ手入力しているケースを考えます。 この場合、まず案件管理Excelを「得意先情報の正」と決め、得意先の一覧（得意先マスタ） をそこにまとめます。営業用・請求用の2つのExcelは、直接入力するのをやめて、 案件管理Excelのシートを数式で参照する形に変えます。 こうすると、得意先の社名が変わったときの修正は1か所だけで済み、 請求書に古い社名が残ったまま送ってしまうミスも防げます。
まず何をする？
- 同じ内容を2回以上入力している場所を探す。
- その情報の「正しい管理場所」を一つ決める。
- ほかの場所で再入力せず、参照・連携できないか考える。
やってはいけないこと
二重入力の仕組みをそのままにして、 RPAや自動化ツールで入力だけ速くすること。 入力作業は減っても、 情報が複数箇所に存在する問題は残ります。 次に得意先名や単価が変わったとき、 結局すべての場所を確認して回る必要が残ってしまいます。
どんな方法が使える？
別シート・別ファイルの内容を数式(VLOOKUPやIMPORTRANGEなど)で呼び出す、最も手軽な方法。
得意先・商品・単価など、正とする基本情報を1つの一覧にまとめる考え方そのもの。
顧客管理・案件管理などの既製クラウドサービスに、正の情報を持たせる。
システム同士を自動でつなぎ、片方に入力すればもう片方にも反映されるようにする。
スプレッドシート間のコピー・反映を自動化する簡易なプログラム。
ノーコードで、入力画面と一覧をまとめて用意できるツール。
定期的にデータを書き出し・取り込みして、システム間をつなぐ。
既製のツールでは業務に合わない場合に、専用の入力・参照の仕組みをつくる。
同じExcel内や、少数のファイル間だけで二重入力が起きている場合。数式による参照だけで解決できることが多い。
複数部署・複数SaaS・基幹システムなどが絡み、どこを正しい情報として扱うべきか決めにくい場合。