T03 ／ 最新版・正しい情報が分からない
情報の持ち方どのファイル・数字が正しいのか分からない。どうしたらいい？
ANSWER
「どれが最新か探す」のではなく、 正しい情報を一つ決めます。 そして、 誰が いつ どう更新するのか まで決めます。
よくある状態
- ファイル名に「最終版」「最終版2」「最新版」が並んでいる
- 同じ内容の一覧が、部署ごとに別々に存在する
- 会議で、参加者ごとに手元の数字が違う
- 社長が見ているExcelと、現場担当者のExcelの数字が食い違う
- 古いバージョンの資料のまま提出してしまう
なぜ起きる？
同じ情報を複数の場所で更新しているためです。 コピーした時点では同じでも、 それぞれ別々に更新されれば、 すぐに内容がずれます。 たとえば見積書のひな形をコピーして案件ごとのExcelを作ると、 その時点では同じ内容でも、あとから単価表だけを更新すれば、 コピーされた側は古い単価のままになります。
どう考えればいい？
その情報について、 「ここに書いてあるものを正しいものとする」 という場所を決めます。 Arvixでは、 これを「正本」と考えます。 そのほかの一覧や資料は、 できるだけ正本から作ります。
たとえば
たとえば単価表を「案件管理Excel」「見積書のひな形」「請求書のひな形」の 3か所にそれぞれ持っていたとします。 この場合、案件管理Excelを単価情報の正本とし、見積書・請求書のひな形は そこから単価を参照する形に変えます。単価改定があっても、 直すのは案件管理Excelの1か所だけで済むようになります。
まず何をする？
- 同じ内容を持つファイルや表を探す。
- どれを正しい情報として扱うか決める。
- 更新担当者と更新ルールを決める。
やってはいけないこと
ファイル名に 「最新版」 と書くだけで管理すること。 次の最新版ができれば、 また同じ問題が起こります。
どんな方法が使える？
どの情報をどこで正として管理するか、最初に決める考え方そのもの。
顧客・商品・単価などの基本情報を、一つの一覧にまとめる。
個人PCではなく、関係者みんなが同じ場所を見に行けるようにする。
数式で正本を参照させ、手作業でコピーしない仕組みにする。
複数人・複数システムから同時に、同じ情報を参照できる形で持つ。
誰が更新できるかを決め、勝手な上書きや二重更新を防ぐ。
いつ・誰が・何を変えたかを記録し、食い違いの原因を追えるようにする。
同じ種類のファイルが少数しかない場合。
複数業務が同じ情報を利用していて、単純に一つのファイルへ統合できない場合。