T06 ／ 人によってやり方・判断が違う
仕事の進め方同じ仕事なのに、人によってやり方が違う。どう揃える？
ANSWER
すぐにシステム化するのではなく、 まず「標準となるやり方」を決めます。 そのうえで、 例外だけを別に扱います。
よくある状態
- 担当者ごとに管理しているExcelのフォーマットが違う
- 確認しているチェック項目が担当者によって異なる
- 同じ種類の案件でも、担当者によって処理の順番や方法が違う
- 仕上がりの品質やスピードに、担当者間で差が出る
なぜ起きる？
仕事が増えるたびに、 各担当者が自分なりのやり方を作ってきたためです。
どう考えればいい？
最も良いやり方を一つ決めるというより、 最低限そろえるべき、 - 手順 - 入力項目 - 判断基準 - 完了条件 を決めます。
たとえば
たとえば見積書の作成方法が担当者ごとに違う場合、まず1〜2名の実際のやり方を 並べて比較し、共通している部分と違う部分を洗い出します。 そのうえで、最低限そろえるべき「入力項目」と「確認するポイント」だけを 標準として決め、表現の細かい違いなどは無理に統一しません。
まず何をする？
- 同じ仕事をしている2〜3人のやり方を比べ、違うところを書き出す。
やってはいけないこと
違いが残ったままシステムを作ること。 システムの仕様を決められなくなります。
どんな方法が使える？
標準業務フロー
最低限そろえるべき手順を、1つの流れとして決める。
チェックリスト
確認すべき項目を統一し、担当者ごとの差を減らす。
入力テンプレート
入力する項目・順番をフォーマットとして揃える。
業務ルール
標準として扱う部分と、例外として扱う部分を明文化する。
システム化
標準化した手順を、画面の入力項目や選択肢として組み込む。
自社だけでできる場合
担当者間の違いが少ない場合。
外部支援を検討した方がいい場合
「誰のやり方を標準にすべきか」が判断できない場合。