T12 ／ ミス・抜け漏れ・手戻りが多い
手作業・効率入力ミスや抜け漏れ、やり直しを減らすには？
ANSWER
「気をつける」のではなく、 ミスしにくい仕事の仕組みに変えます。
よくある状態
- 必須の項目が入力されないまま進んでしまう(入力漏れ)
- 手作業での転記時に、数字や文字を間違える(転記ミス)
- 必要な資料の添付を忘れたまま送ってしまう(添付忘れ)
- 確認したはずの項目が、実際には見落とされている(確認漏れ)
- ミスが後工程で見つかり、前の作業からやり直しになる
なぜ起きる？
人の記憶や注意力に 品質を依存させているためです。
どう考えればいい？
ミスが起きる場所ごとに、 - 必須入力 - 選択式 - 自動チェック - 状態管理 - 完了条件 などを設けます。
たとえば
たとえば見積書の添付忘れが多いのであれば、送信前に「添付ファイルの有無」を システム側でチェックし、ファイルがない状態では送信できないようにします。 人の注意力に頼るのではなく、仕組みとして防げる部分から先に対応します。
まず何をする？
- 最近発生したミスを3件集め、「本人が注意すれば防げた」で終わらせず、なぜ仕組みとして防げなかったか考える。
やってはいけないこと
ダブルチェックを増やし続けること。
どんな方法が使える？
入力チェック
必須項目や形式を、入力の時点で確認する。
フォーム
決まった形式でしか入力できないようにする。
チェックリスト
確認すべき項目を明文化し、抜けを防ぐ。
ワークフロー
承認・確認のステップを、仕組みとして組み込む。
自動検証
入力された内容を、システム側で自動的にチェックする。
システム
ミスが起きやすい手作業そのものを、仕組みに置き換える。
自社だけでできる場合
原因が一つの入力画面や作業に限定されている場合。
外部支援を検討した方がいい場合
複数工程にまたがってミスが発生している場合。