T04 ／ 必要な情報を探すのに時間がかかる
情報の持ち方必要な資料や情報を探す時間を減らすには？
ANSWER
検索を速くする前に、 「どこへ、どんな名前で保存するか」 を揃えます。 探し方より、 置き方を整えることが先です。
よくある状態
- 同じ案件の資料を探して、Driveのフォルダを何度も開き直す
- 過去のやり取りを思い出すため、メールを何度もキーワード検索する
- ファイル名の付け方が人によってバラバラで、探しにくい
- 半年前の案件の資料が、どこに保存したか分からなくなる
- 結局、担当者に「あの資料どこにありますか」と聞いてしまう
なぜ起きる？
保存ルールが人によって違うからです。 検索機能が悪いとは限りません。 たとえば同じ案件の資料でも、ある人は「案件名」で、 別の人は「日付」でファイル名を付けていれば、 どちらのルールで検索してもすべては見つかりません。
どう考えればいい？
情報を保存するときに、 - 保存場所 - 名前 - 分類 - 日付 - 案件・顧客との関連 などを揃えます。
たとえば
たとえば案件資料であれば、「顧客名_案件名_日付」のように ファイル名の型を決めて統一します。保存場所も「案件フォルダの中のここ」と 決めておけば、次に同じ案件の資料を探すときも、 同じ場所・同じ名前のルールで見つけられるようになります。
まず何をする？
- よく探している情報を3種類ほど選び、現在どこに置かれているか確認する。その3種類から保存ルールを作る。
やってはいけないこと
AI検索を入れれば解決すると考えること。 元の情報が整理されていなければ、 検索結果の信頼性も下がります。
どんな方法が使える？
Drive
決めたフォルダ構成にしたがって、保存場所を揃える。
フォルダ設計
迷わずたどり着ける階層構造を決める。
命名規則
ファイル名の型(顧客名・案件名・日付など)を揃える。
検索
ファイル名や中身のキーワードで探せるようにする。
タグ
フォルダ構造だけでは表現しにくい分類を、タグで補う。
データベース
検索しやすい形で、情報を構造化して持つ。
AI検索
自然な文章の質問から、保存された資料を探し出す。
自社だけでできる場合
主にファイル整理の問題である場合。
外部支援を検討した方がいい場合
ファイルだけでなく、メール・SaaS・データベースなど複数の情報源がある場合。