T09 ／ 集計・資料作成に時間がかかる
手作業・効率毎月のExcel集計や資料作成を減らすには？
ANSWER
集計を速くする前に、 元のデータが最初から集計できる形になっているか を確認します。
よくある状態
- 月末になると、各担当者からExcelを集めて回っている
- 集めたExcelから、必要な数字をコピー＆ペーストしている
- 月末の数日間、集計作業だけに時間を取られる
- 会議のたびに、同じような集計資料を作り直している
なぜ起きる？
日々の業務データと、 集計用データが分かれているためです。
どう考えればいい？
日々入力される情報から、 自動的に集計できる状態を目指します。
たとえば
たとえば毎月の売上集計であれば、担当者が個別のExcelに入力した数字を、 月末に手作業で1つの資料へまとめ直しているケースがあります。 日々の入力先を1つの共有スプレッドシートやシステムに変え、 そこから集計表が自動で作られる状態にできれば、 月末の取りまとめ作業自体をなくせます。
まず何をする？
- 毎月作っている資料を一つ選び、「この数字はどこから来ている？」を逆にたどる。
やってはいけないこと
複雑なExcelマクロだけを追加し続けること。
どんな方法が使える？
スプレッドシート
関数やピボットで、入力データから自動集計する。
データベース
蓄積したデータから、必要な形で集計・抽出できるようにする。
Looker Studio
データを自動で見やすいグラフ・表にまとめる。
BI
複数のデータを組み合わせて分析・可視化する。
GAS
定期的な集計・資料作成を自動で実行する。
システム連携
元データが発生した時点で、集計側にも自動で反映されるようにする。
自社だけでできる場合
元データがすでに一つにまとまっている場合。
外部支援を検討した方がいい場合
複数ファイル・複数システムから数字を集めている場合。