T10 ／ 同じ定型作業を繰り返している
手作業・効率毎回同じ作業をしている。自動化できる？
ANSWER
「同じ条件なら、毎回同じ結果になる仕事」は、 自動化できる可能性があります。 ただし先に、 作業ルールを整理します。
よくある状態
- 毎日、ほぼ同じ内容のメールを違う相手に送っている
- 受け取ったファイルを、社内ルールに合わせて毎回名前を付け直している
- 他のシステムやメールの内容を、毎回Excelへ手でコピーしている
- 決まった形式の資料を、決まったタイミングで毎回作っている
- 内容は違っても、同じ観点のチェックを毎回繰り返している
なぜ起きる？
人がやらなくてもよいルール処理まで、 人が担当しているためです。
どう考えればいい？
作業を、 人の判断が必要 ルールだけで処理できる に分けます。
たとえば
たとえば毎週決まった形式のレポートをメールで送っている作業であれば、 「元データはどこにあるか」「毎回何を当てはめているか」を整理し、 条件と結果が明確な部分だけを自動化します。 宛先や一言コメントなど、人の判断が必要な部分は無理に自動化せず残します。
まず何をする？
- 繰り返し作業について、「毎回何が同じなのか」を書き出す。
やってはいけないこと
例外だらけの仕事を 無理に自動化すること。
どんな方法が使える？
GAS
スプレッドシートやメールの定型作業を自動化する。
RPA
既存の画面操作を、そのまま自動でなぞらせる。
ワークフロー
複数の定型作業を、ひとつなぎの手順として自動で流す。
API
システム同士を直接つなぎ、定型のデータのやり取りを自動化する。
バッチ処理
決まった時間に、まとめて自動処理を実行する。
AI
文章作成など、判断を含む定型作業の一部を支援する。
自社だけでできる場合
入力・条件・結果が明確な場合。
外部支援を検討した方がいい場合
例外処理や複数システム連携がある場合。