T11 ／ 紙・手書き・後からPC入力がある
手作業・効率紙に書いて、あとからPCへ入力する仕事を減らすには？
ANSWER
情報が発生したときに、 できるだけその場でデータとして記録します。 後から入力し直さないことがポイントです。
よくある状態
- 現場では紙の記録用紙に手書きで記入している
- タイムカードの内容を、後日まとめてPCへ入力している
- 現場が書いた点検表を、事務員があとから転記している
- FAXで届いた注文内容を、Excelへ手入力している
なぜ起きる？
情報が発生する場所と、 データを管理する場所が分かれているためです。
どう考えればいい？
現場で無理なく入力できる方法を考えます。 PCを置くことだけがデジタル化ではありません。
たとえば
たとえば現場の点検表であれば、紙をなくすことを急がず、 まずタブレットやスマートフォンのフォームから、その場で入力できる形を試します。 現場が無理なく使える入力方法であれば、事務員によるあとからの転記自体が なくなります。
まず何をする？
- 紙一枚を選び、「この情報は誰が、いつ、どこで書いているか」を確認する。
やってはいけないこと
現場の使いやすさを無視して、 紙を禁止すること。
どんな方法が使える？
スマートフォン
現場が持っている端末から、その場で入力する。
タブレット
画面が大きく、フォームや点検表の入力に向く。
フォーム
入力項目を決まった形式で受け付ける画面をつくる。
AppSheet
ノーコードで、現場向けの入力アプリをつくる。
QRコード
対象物や場所を読み取り、入力の手間を減らす。
NFC
カードやタグをかざすだけで、打刻などを記録する。
バーコード
商品や資材を読み取り、入力ミスを減らす。
自社だけでできる場合
項目数が少ない簡単な記録。
外部支援を検討した方がいい場合
現場環境や既存システムとの連携が必要な場合。