毎月の売上金額はすぐに答えられるのに、「先月の案件で、結局いくら利益が出たか」と聞かれると、すぐには答えられない。
このような会社は少なくありません。
売上は請求書や会計ソフトで把握できていても、原価が別の場所で管理されていると、利益はすぐに見えてこないのです。
なぜ売上は分かるのに利益が分からないのか
売上は、請求書の発行や入金の確認を通じて、自然と記録が残ります。
一方で原価にあたる人件費・外注費・材料費は、勤怠記録、外注先への支払い、購入時の領収書など、別々の場所で管理されていることがほとんどです。
売上と原価がそれぞれ違う場所に、違う単位で記録されていると、案件ごとの利益を出すには、月末にあらためて突き合わせる作業が必要になります。
利益が見えないと何が起きるか
案件ごとの利益がすぐに分からないと、次のような判断が難しくなります。
- どの仕事が儲かっていて、どの仕事が赤字に近いのか
- 次の見積もりで、金額をどう設定すべきか
- 忙しく仕事をこなしているのに、なぜ手元にお金が残らないのか
売上の数字だけを見ていると、忙しさと利益が比例していないことに気づけません。
売上と原価が別々に管理されていると、突き合わせるまで利益が見えない
見直すべきデータ管理のポイント
案件ごとの利益を早く把握できるようにするには、次の点を見直します。
- 案件ごとにID（案件番号）を振り、売上・原価の両方をそのIDに紐づけて記録する
- 人件費や外注費など、案件に直接ひもづけにくい原価も、記録する単位をそろえる
- 売上と原価を、月末ではなく案件が完了したタイミングで突き合わせられるようにする
一度にすべての原価を精緻に管理する必要はありません。まずは金額の大きい原価項目から、案件単位での記録を始めることで、大まかな利益の傾向はつかめるようになります。
まとめ
売上は分かるのに利益がすぐ分からないのは、売上と原価のデータが別々の場所に、別々の単位で記録されているためです。
案件ごとにIDをそろえ、売上と原価を同じ単位で記録する仕組みに変えることで、どの仕事が利益を生んでいるかが見えるようになります。
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