見積書を作ったあと、同じ顧客名や商品情報を、会計ソフトや在庫管理表にもう一度入力していませんか。
このような二重入力は、多くの会社で当たり前のように行われています。
一つひとつの入力は数分でも、毎日・毎週続けば、積み重なる負担は小さくありません。
二重入力はなぜ起きるのか
二重入力が起きる最大の原因は、同じ情報を複数の場所に置いているためです。
見積書はExcel、会計は会計ソフト、在庫は別の管理表というように、システムやファイルがそれぞれ独立していると、情報を行き来させる手段が「人が入力し直すこと」しか残りません。
システムを増やすたびに、入力しなければならない場所も一緒に増えていきます。
情報の置き場所が分かれているほど、入力し直す回数も増える
二重入力が引き起こす問題
二重入力の問題は、入力にかかる時間だけではありません。
- 転記のたびに、入力ミスが発生する可能性がある
- 片方だけ更新され、情報にズレが生じる
- ズレに気づくため、あとから見比べる確認作業が発生する
入力の手間と、ミスを防ぐための確認作業が、どちらも負担として積み重なっていきます。
改善のために最初にすべきこと
二重入力を減らすには、まず「正本」を決めることから始めます。
正本とは、その情報について、どこを見れば正しい状態が分かるかという置き場所のことです。
顧客情報であれば顧客管理表、在庫であれば在庫管理表というように、情報ごとに正本を一つに決め、他の場所はそこから参照する、あるいは連携して自動的に反映される状態を目指します。
正本が決まっていない状態でシステムだけを増やすと、二重入力の箇所がかえって増えてしまうため、注意が必要です。
一気に自動連携を目指さなくてもいい
理想は、正本の情報が他のシステムへ自動的に反映される状態です。
ただし、最初からすべてを自動連携させる必要はありません。
まずは、最も入力回数が多い情報から正本を決め、そこを起点に他の業務との連携方法を一つずつ整理していくことで、無理なく改善を進められます。
まとめ
二重入力は、情報の置き場所が複数に分かれていることが根本的な原因です。
入力の手間だけでなく、情報のズレや確認作業まで増やしてしまうため、放置するほど負担は大きくなります。
改善の第一歩は、情報ごとに正本の置き場所を一つに決めることです。そこから、負担の大きい業務を起点に連携を整理していけば、無理なく二重入力を減らせます。
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