業務システムを作ろうとするとき、「どんな機能が必要か」から考え始めていませんか。
機能から考え始めると、開発の途中で「これも必要だった」「実際の現場とは違う」といった手戻りが起きやすくなります。
システムを作る前には、機能を決める以前に、整理しておくべきことがあります。
なぜ準備なしに始めると失敗しやすいのか
現状の業務を整理しないまま開発を始めると、開発が進むにつれて「実はこの作業も必要だった」という抜けが次々に見つかります。
そのたびに仕様を変更していると、開発期間もコストも当初の見込みから大きく膨らんでしまいます。
さらに、現場の実際の流れと合わないシステムができあがると、結局Excelや紙の運用に戻ってしまうことも少なくありません。
作る前に整理しておくべき4つのこと
システムを作り始める前に、次の4点を整理しておきます。
- 業務の流れ: 誰が、いつ、何をしているか。担当者の頭の中にしかない手順も書き出す
- 正本となるデータの置き場所: 顧客情報・商品情報など、どこを見れば正しい情報が分かるか
- 例外パターン: 通常の流れに当てはまらない、イレギュラーな対応がどれくらいあるか
- 運用後の担当: システム稼働後、誰が使い方を確認し、改善していくか
機能を決める前に、この4点を整理しておくと開発中の判断がぶれにくくなる
整理しておくと開発中の判断がぶれにくくなる
これらを事前に整理しておくと、開発会社やエンジニアとの打ち合わせで、要望を的確に伝えられるようになります。
また、開発の途中で「この機能は必要か」と迷ったときも、整理した業務の流れに立ち返って判断できるため、優先順位づけがぶれにくくなります。
すべてを完璧に整理してから始める必要はありません。まずは、負担の大きい業務一つについて、この4点を書き出すところから始めれば十分です。
まとめ
業務システムを作る前に整理すべきは、機能ではなく、業務の流れ・正本データ・例外対応・運用後の担当の4点です。
ここを整理しておくことで、開発中の手戻りを減らし、現場で実際に使われるシステムに近づけられます。
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