クラウドツールを入れるだけでは、なぜ会社全体の改善にならないのか

便利なクラウドツールが増えましたが、個別に導入するだけでは二重入力や集計し直しが起こりがちです。ツールが便利でも、会社全体の業務が便利になるとは限りません。

導入する順番が重要

問題はクラウドツール自体ではなく、業務全体を整理しないままツールを追加していくことです。

• 請求書の管理が大変 → 請求書管理サービスを導入
• 勤怠集計が大変 → 勤怠管理サービスを導入
• 顧客情報が分からない → 顧客管理サービスを導入

サービス間を誰がつなぐかが決まっていなければ、境界で新たな手作業が発生します。

「誰が責任を持つか」「正しい情報はどこか」を決める

どのシステムの情報を正しいもの(Arvixでは「正本」と呼びます)として扱うかを決めます。

正本が決まっていないと、同じ情報が複数のExcelに保存され、修正のたびに内容が食い違います。

クラウドツールは「会社全体を構成する部品」として使う

クラウドツールは会社全体を完成させる製品ではなく、特定業務を担う部品です。必要な情報だけを、システム間の安全な受け渡しや、同じ顧客・案件だと分かる共通の番号でつなぎます。

クラウドツールを入れただけの状態と、情報を整理してつないだ状態の違い

最初から会社全体を作り直す必要はない

基幹システムを一気に作り直す必要はありません。負担の大きい一つの業務から役割と正しい情報の在り処を整理し、運用しながら周辺業務へつなげていきます。

受注から原価・利益分析まで、一つの業務から周辺業務へ数珠つなぎに整えるイメージ

まとめ

誰が何に責任を持ち、どの情報を正本とするか。この整理が最初の一歩です。Arvixは、一つの業務の流れ・役割・情報の置き場所を整理するところから支援しています。サービス内容もご覧ください。