紙のタイムカードを使った勤怠管理では、打刻した時刻を確認し、勤怠表へ転記してから、給与計算を担当する税理士へ渡す必要がありました。
今回の支援では、この一連の流れを見直し、打刻用の端末とカードを使って出退勤を記録できる仕組みをつくりました。
当初は9月上旬の利用開始を予定していましたが、支援中に既存のタイムカード打刻機が故障。表示時刻が約5分ずれる問題が発生したため、予定を変更し、7月上旬に前倒しして使い始めました。
紙のタイムカードから発生していた作業
これまでは、従業員が出勤時と退勤時にタイムカードを打刻していました。
タイムカードそのものは簡単に使えますが、打刻した後には人による作業が必要です。
- タイムカードに記録された時刻を確認する
- 勤怠表へ転記する
- 出勤日数や労働時間を集計する
- 内容に間違いがないか確認する
- 税理士へ渡せる形に整える
人数や勤務日数が増えるほど、転記や集計にかかる時間も増えます。
手作業である以上、数字の入力間違いや確認漏れが発生する可能性もありました。
カードをかざして出退勤を記録
新しい仕組みでは、事業所に打刻用の端末を設置し、従業員が自分のカードをかざして出退勤を記録します。
カードを打刻用の端末へかざし、出退勤時刻をデータとして記録する
紙へ時刻を印字するのではなく、誰が、いつ出勤・退勤したかをデータとして保存します。
打刻の操作自体はカードをかざすだけなので、従来のタイムカードと大きく異なる操作を覚える必要もありません。
管理画面での確認・補正・締め処理
今回の目的は、打刻方法をデジタルに変えることだけではありませんでした。
打刻されたデータは管理画面からリアルタイムに確認でき、誰がいつ出勤・退勤したかをその場で把握できます。
打刻忘れがあった場合は管理画面に通知され、あとから時刻を補正できるようにしました。月末には締め処理を行うことでその月の勤怠を確定し、日ごとの出勤時刻と退勤時刻を勤怠表として自動で整理します。
さらに、給与計算を担当する税理士へ渡せる形式で出力できるようにしました。
カード打刻から勤怠表の作成、税理士へ渡すデータ作成までを一つの流れとして整備
これにより、タイムカードを見ながら数字を一件ずつ転記する作業を減らし、集計時の間違いも起こりにくい仕組みにしています。
支援中にタイムカード打刻機が故障
当初、新しい勤怠打刻システムは9月上旬に使い始める計画でした。
ところが開発を進めている途中で、使用していたタイムカード打刻機に不具合が発生しました。打刻機の時刻が実際の時刻から約5分ずれ、正しい出退勤時刻を記録できない状態になりました。
勤怠は毎日記録する必要があるため、予定どおり9月まで待つことはできません。
そこで、開発の優先順位と使い始める範囲を見直し、打刻と勤怠管理に必要な機能を先に完成させる方針へ変更しました。
十分に動作確認を行ったうえで、当初の予定より約2か月早い7月上旬に利用を開始しました。
短期間での対応となりましたが、既存の打刻機に代わる仕組みを用意し、勤怠管理を止めることなく移行できました。
システム導入ではなく、データの流れを整える
今回見直したのは、タイムカードという道具だけではありません。
打刻 → 管理画面での確認・補正 → 締め処理・勤怠表の作成 → 税理士への連携
という、勤怠管理全体の流れを整理しました。
新しいシステムを導入しても、その後にExcelへの転記や手作業の集計が残れば、業務全体の負担は十分に減りません。
最初に、誰がどのように打刻し、そのデータを誰が確認し、最終的にどのような形で税理士へ渡すのかを整理したことで、必要な機能を明確にできました。
まとめ
紙のタイムカードから、打刻用の端末とカードを使った勤怠打刻へ移行しました。
打刻データは管理画面からすぐに確認でき、打刻忘れの通知・修正・締め処理を経て、勤怠表の形へ自動で整理され、税理士へ渡せる形式で出力できます。これにより、転記や集計にかかる作業と、手作業による間違いを減らせるようになりました。
また、支援中に既存の打刻機が故障したため、開発計画を見直し、当初予定より約2か月前倒しして使い始めました。
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※本記事は、支援先が特定されないよう、業務上の情報を一部変更・省略して掲載しています。