大阪府内で軽作業・梱包業を営む小規模企業をご支援しています。受注確認・納品指示・作業指示・日報確認が代表者へ集中していました。
会社全体を一度に作り直すのではなく、最も負担の大きかった納品指示業務に専用の管理画面をつくり、確認・転記作業を自動化しました。今後は整理した情報を案件管理へつなぎ、勤怠・原価・請求・入金も段階的に結び付けていく計画です。
ご相談前の課題
納品指示データの整理や商品別集計が手作業で、勤怠と作業実績も結び付いておらず、受注から請求・入金までを一貫して把握しにくい状態でした。ある取引先向けの業務では、共有される表を社内向けに整理し直すのに月1回あたり約8時間かかっていました。
改善前は確認・転記・集計に時間がかかり、改善後は一覧やデータを自動生成し人は最終確認に集中
納品指示業務から整理
まず着手したのは、業務の流れと情報の役割の整理です。データを取り込んで受注・商品・作業情報として整理し、一覧を自動生成する形にした結果、初期検証で月8時間かかっていた作業を30分〜1時間程度まで短縮できる見込みを確認しました。実際に運用を開始してからは、確認・転記の大半が自動化され、月8時間かかっていた作業が約5分で完了する状態まで短縮されています。
案件管理・周辺業務へつなぐ
納品指示の改善だけでは、受注の進捗や請求・入金の完了状況を一貫して把握できません。そこで今後は、受注・商品・作業情報を案件管理へつなぎ、顧客・進捗・作業実績・請求入金状況を一つの案件として結び付けていく計画です。
案件管理を軸に、勤怠・作業日報・出荷・原価を段階的につなげ、最終的には受注から請求・入金までを一貫して確認できる状態を目指します。
まずは納品指示業務を整備し、今後は案件管理への接続、収益・経営管理への展開へと段階的に広げていく計画
案件ごとの工数・利益・入金状況が見えるようになれば、会社全体の売上・原価・粗利も確認しやすくなり、日々のデータが受注判断や人員配置に使える経営判断の材料へ変わります。現在は納品指示業務の運用を通じて見えた例外を、次の設計へ反映している段階です。
まとめ
月約8時間かかっていた納品指示業務に専用の管理画面をつくり、確認・転記作業を自動化しました。今後は整理した情報を案件管理へつなぎ、勤怠・原価・請求・入金も段階的に結び付けていくことで、会社全体の収益管理・経営判断に使える仕組みを目指しています。
転記や集計に時間がかかっている、受注から請求・入金までの状況をつなげたい、といったお悩みがあれば、サービス内容もあわせてご覧ください。